Чек-лист для организатора детского книжного фестиваля

Организация и проведение детского книжного фестиваля – непростой и трудозатратный процесс, который требует от организатора самых разных ресурсов и тотальной вовлеченности. Прежде чем приступать к планированию, подготовке и реализации задуманного, честно ответьте себе на несколько важных вопросов.

Личные задачи определены, ресурсов и мотивации достаточно, вы готовы ко всем возможным трудностям и точно знаете, что именно формат фестиваля нужен «здесь и сейчас» в вашем городе/районе/селе/учреждении – в этом случае можно приступать к планированию.

Убедитесь, что название не использует кто-то еще.

По возможности, доверьте эту задачу профессиональному дизайнеру.

Она может включать: программного директора, исполнительного директора, технического специалиста, юриста, бухгалтера, PR- и SMM-менеджера, дизайнера. Убедитесь, что каждый делает то, что ему нравится, и то, в чем он профессионал. Выстроите удобный график работы, пользуйтесь инструментами планирования.

Продумайте материальную и моральную мотивацию. Познакомьтесь. Сформулируйте задачи. Организуйте работу, контролируйте выполнение задач.

Попробуйте привлечь разные источники: администрация, бизнес, краудфандинг, фонды. Оцените преимущества сотрудничества и возможные риски.

Обратите внимание на условия сотрудничества, расположение, доступность, наличие разных помещений, технические характеристики (электричество, вентиляция, звукоизоляция), бытовой комфорт (туалет, буфет, гардероб), проходимость, общую атмосферу.

Изучите график проведения существующих книжных событий, городской культурный календарь.

Какое событие вам по силам: небольшой однодневный праздник книги или трехдневное событие с книжной ярмаркой?

Подумайте, какие проблемы гости фестиваля смогут решить, посетив его.

Соберите программу вокруг одного основного вопроса.

Подумайте, есть ли у вас ресурсы для ее организации, готова ли аудитория к такому формату.

Не ограничивайтесь лекциями, встречами с писателями, мастер-классами, круглыми столами – предложите что-то новое.

Убедитесь, что все активности так или иначе связаны с книгой.

Привлеките активистов книжной отрасли, писателей и поэтов, творческие коллективы. Подумайте, какой контент они могут предложить фестивалю.

Направьте приглашения заранее, подробно опишите фестиваль, условия сотрудничества, продумайте дополнительную культурную программу для гостей.

Например, выделите отдельные помещения для подростков и для малышей

Выделите волонтеров, которые помогут сориентироваться на площадке

Ищите неожиданные рекламные носители.

Вкладывайтесь в качество события

Чем лучше вы поработали на предыдущем этапе, тем меньше трудностей возникнет в процессе реализации задуманного. Во время проведения события обратите внимание на несколько важных моментов.

Помогите посетителям с навигацией. Предложите помощь волонтеров-проводников. Побеспокойтесь о бытовом комфорте посетителей (особенно с маленькими детьми).

Важно, чтобы все события фестиваля начинались и заканчивались в соответствии с расписанием. 

Приводите в порядок каждую зону после проведенного мастер-класса или другой активности.

Ведите стримы, прямые включения с разных площадок фестиваля, публикуйте сториз и посты, делайте репосты публикаций ваших посетителей.

Поговорите с посетителями, гостями, волонтерами.

Обеспечьте горячий обед, перекус и воду в течение дня.

Планируйте разные сценарии развития событий, оперативно устраняйте проблемы, сохраняйте спокойствие.

Подсчитайте общее количество гостей на фестивале, количество посетителей на отдельных мероприятиях, выручку издательств.

Соберите и проанализируйте отзывы о фестивале в социальных сетях, публикации в СМИ. Поговорите с гостями: оправдались ли их ожидания. Отследите качественные изменения в инфраструктуре чтения города: рождение новых проектов, заключение контрактов на поставку книг в местные магазины.

Напишите посты в соцсетях фестиваля, вручите благодарственные письма, выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.

Подготовьте пост-релиз для публикации в печатных и интернет-изданиях. Опубликуйте пост с итогами фестиваля на своих страницах в соцсетях, отметив в нем всех партнеров, соорганизаторов, волонтеров. Выложите фотографии.

Обсудите результаты в ходе итоговой рефлексии вместе с командой, партнерами, волонтерами.

Соберите команду фестиваля и сделайте подробный SWOT-анализ: опишите сильные и слабые стороны проведенного события, угрозы и возможности, запишите рекомендации на будущее.