Чек-лист работы с договорами

Все договоры проверять по этому чек-листу и исходя из этого раскладывать их по папкам, сканировать, регистрировать, вносить в таблицу, отправлять контрагентам на e-mail, отправлять по почте.Всегда проверяйте папку договоры и таблицу регистрации договоров. Все должно быть в хронологичкском порядке, все ссылки на сканы договоров должны открываться, чтобя в любой момент можно было быстро найти нужный договор.

1. Договор подписан со стороны контрагента по скану, стоит печать ООО "ЭсТи-Групп"

1.1 Делаем скан договора

1.2 Отправляем подписанный договор с почты office@proexportrus.com на e-mail указанный в договоре для связи.

В теме письма указываете: Договор подписанный ООО ""ЭсТи-Групп" Обязательно пишите приветственное письмо: Здравствуйте. Направляем вам скан подписанного договора. Оригинал ждем по адресу 390011, г. Рязань, ул. Куйбышевское шоссе, 21, оф. 4 ООО "ЭсТи-Групп"

1.3 Создаем в ПБ карточку с наименованием контрагента (если ранее она не была создана)

1.4 Размещаете скан в истории контрагента в ПБ

Обязательно в названии договора указываете его наименование ( к примеру Договор поставки и т.д. ), Номер , дату и в скобках - то , что это скан

1.5 Регистрируем договор в Табличке в ПБ

Обязательно указывать, что это скан. Ссылка на скан не нужны. Только на оригинал

1.6 Отслеживаете получение оригинала договора

Если через 2 недели после отправки подписанного вами скана, вы не получаете оригинальный договор, то связываетесь с контрагентом повторно и уточняете, отправили они или нет

1.7 Получен оригинал договора

Смотрите чек-лист по оригиналу договора. Если стоит только оригинальная печать контрагента, то приносите этот договор на подпись руководителю.

1.8 Отправляем подписанный с нашей стороны оригинал договора контрагенту

Обязательно сверяйте адрес отправки корреспонденции

2. Договор подписан с двух сторон, оригинал. Оригинальный договор должен обладать признаками: печать и подпись стоит со стороны ЭсТи-Групп и со стороны Контрагента. Если договор заключен с физ.лицом, то просто должна стоять оригинальная подпись.

2.1 Создаем в ПБ карточку с наименованием контрагента (если ранее она не была создана)

ООО "ЭсТи-Групп" - Бухгалтерия - Оригиналы документов - Название контрагента

2.2 Размещаем скан договора в истории контрагента

Обязательно в названии договора указываете его наименование ( к примеру Договор поставки и т.д. ), Номер , дату

2.3 Регистрируем в таблице ДОГОВОРЫ в ПБ

Обязательно регистрировать в хронологическом порядке, обязательно добавляем ссылку на скан договора

2.4 Подшиваем оригинал договор в папку к договорам

Папки разделены по годам

3. Договор подписан только со стороны ООО "ЭсТи-Групп". Подписи от контрагента, даже по скану, отсутствуют

3.1 Делаем скан договора

3.2 Отправляем договор по подпись с почты office@proexportrus.com на e-mail указанный в договоре для связи.

В теме письма указываете: Договор на подпись ООО "ЭсТи-Групп" Обязательно пишите приветственное письмо: Здравствуйте. Направляем вам скан договора на подпись. Ждем от вас подписанный вариант. Также напишите пожалуйста ваш адрес, куда выслать оригинал договора, подписанный с нашей стороны. Если не указан e-mail, то звоните по телефону, который указан в договоре и узнаете на какой e-mail отправить договор.

3.3 Отслеживаете подписание договора контрагентом

Если через 2 дня после отправки вами сообщения для контрагента скан договора так и не подписан, то звоните контрагенту по телефонам указанным в договоре и уточняете статус подписания договора

3.4 Получаете подписанный скан договора с 2х сторон и регистрируете договор с табличке в ПБ

Обязательно указываете, что это копия (не оригинал договора). В случае со сканом ссылку на него давать не нужно.

3.5 Создаем в ПБ карточку с наименованием контрагента (если ранее она не была создана)

3.6 Размещаете скан в Истории контрагента в ПБ

3.7 Отправляете 2 экземпляра подписанного со стороны ЭсТи-Групп договора на адрес, который укажет вам контрагент

Почтовый адрес обязательно уточняете дополнительно у контрагента перед отправкой

3.8 Отслеживаете получение договора контрагентом и отправку нашего экземпляра договора обратно нам

3.9 Получен оригинал договора

Смотрите чек-лист по оригинальному договору

ВНИМАТЕЛЬНО ОТНОСИТЕСЬ К ДОГОВОРАМ! ОТ ЭТОГО ЗАВИСИТ РАБОТА ВСЕЙ КОМПАНИИ!!!

Чек-лист работы с договорами

1. Договор подписан со стороны контрагента по скану, стоит печать ООО "ЭсТи-Групп"

3. Договор подписан только со стороны ООО "ЭсТи-Групп". Подписи от контрагента, даже по скану, отсутствуют

Автор: скрыт

Смотрите другие чек-листы в категории "Другое"

Чек-лист | ЭкспертЧек-лист | Эксперт - создайте чек-лист онлайн, бесплатно!