Взаимодействие Отдела закупок с другими подразделениями при выполнении регулярных работ на удаленных локациях

Контрольный лист для Отдела закупок в рамках взаимодействия подразделений при выполнении регулярных работ на удаленных локациях

1. Дирекция по сервису

1.1 Получена уточняющая информация касательно ТМЦ

Уточнения по артикулам и характеристикам

1.2 Передан отчет о закупке ТМЦ

Оперативное информирование о статусе закупки, поставке на основной склад либо непосредственно Объект

1.3 Переданы данные поставщиков на месте выполнения работ

Адреса и телефоны транспортных компаний, мест оперативной покупки на месте

1.4 Принята система текущего взаимодействия по ходу работ

На случай необходимости оперативных поставок

2. Коммерческая дирекция

2.1 Получены общие параметры работ

Срок начала, длительность, необходимость оперативных допоставок

2.2 Получена заявка на ТМЦ

Список ТМЦ к закупке из итоговой сметы с указанием ориентировочных цен и необходимых сроков получения на Объекте

2.3 Получена имеющаяся полезная информация

Рекомендуемые артикулы ТМЦ, проверенные поставщики и подрядчики на месте выполнения работ

2.4 Дана обратная связь по закупке ТМЦ

Договоры с подрядчиками, сроки поставки на основной склад либо сразу на Объект, необходимость покупки на месте и т.п.

2.5 Обозначен общий бюджет на ТМЦ и субподряд по смете

Ориентиры по ценам, общий лимит расходов.

2.6 Принята система текущего взаимодействия по ходу работ

Порядок общения по необходимости допоставок, изменений артикулов, изменения сроков и т.п.

3. Финансовая дирекция

3.1 Согласованы счета на закупку ТМЦ

Если необходимо

3.2 Согласованы счета на экстренную допоставку ТМЦ

В случае острой потребности по ходу работ

После проверки по чек-листу осуществлять оперативно получать от вовлеченных Дирекций оперативную обратную связь и принимать соответствующие меры