Чек лист(Check list — контрольный список) — список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.
Виды чек-листов
Мониторинговый
для выявления каких-либо фактов, событий или состояний в среде или на объекте
Оценочный
для проверки на соответствие человека или продукта определённым параметрам
Процессный
для проверки какого- либо определённого алгоритма действия
Проверочный
напомнить человеку выполнить все ли действия выполнены для решения задачи
Трекер
для отметок каких либо регулярных действий
1. Определите цель и целевую аудиторию чек-листа.
2. Придумайте заголовок (тему), он должен отражать цель.
3. Придумайте пункты. Расположите их по хронологии или приоритету.
4. Если есть сложные задачи, разбейте их на подпункты и объедините их в тематические разделы.
5. Требования к пунктам :
один пункт - одно действие.
пункты чек листа — это минимальные полные операции
пункты написаны в утвердительной форме
целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”.
пункты должны быть лаконичны и понятны. При необходимости можно написать краткие пояснения,
текст каждого пункта должен быть понятен любому исполнителю. Формат текста должен зависеть от того типа чек-листа, который вы создаете. Это может быть чек-лист, написанный для регулярного использования опытным сотрудником. Его задача – напомнить и зафиксировать выполнение. Есть чек-листы другого типа, которые призваны помочь разобраться в чем-то и выполнить задачу. В этом случае текст каждого пункта может быть чем-то вроде короткой инструкции
оптимальное количество пунктов — до 20
чек листы не должны быть длинными. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
пункты не должны содержать личные предпочтения и незначительные детали. Их формулировки универсальны для любого пользователя.
6. Оформление чек-листа
Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.
7. Тестирование
после составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.
8. Удобный доступ
организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).
9. Согласуйте содержание чек-листа с экспертом курса/занятия.
10. Проверьте чек-лист на целевой аудитории и откорректируйте его по необходимости.
11. Проводите регулярную ревизию чек-листов
меняйте их, обсуждайте изменения в коллективе. Помните, что чек-лист — это инструмент командной работы
12. Измеряемость и явная польза от работы
старайтесь внедрять методики измерения качества результата работы чек-листа еще на этапе его проектирования
проектируя новый чек-лист, сразу думайте о том, как вы будете измерять результаты его работы
13. Результатом чек-листа должно быть числовое значение
эта функция выполнима только в том случае, если чек-лист сформулирован таким образом, что требует заполнения измеримых и сравниваемых ответов. Это может быть оценка по какой-то шкале, но она может быть субъективна
результатом чек-листа должно быть числовое значение. «Да», «Нет», «Чисто», «Грязно» - плохой пример. «8 из 10», «26 тарелок», «22 градуса» - хороший пример
Заключение - все эти рекомендации сложно учесть и реализовать на этапе проектирования чек-листа. Но к ним можно возвращаться и постоянно адаптировать ваш чек-лист и бизнес-процесс его работы. Чем больше внимания вы уделяете этому механизму, тем лучше он р