Дронова_Соответствие систем типовым требованиям

Чек-лист проверки соотвествия СЭД "Дело" типовым функциональным требованиям к системам электронного документооборота.

1. Обеспечение следующих процессов управления документами:

1.1 Создание и получение документов.

1.2 Включение документов в СЭД, их регистрация, индексирование и классификация.

1.3 Хранение документов в СЭД и обеспечение их сохранности.

1.4 Отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения.

1.5 Перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в СХЭД.

2. СЭД обеспечивает возможность включения и управления следующими категориями документов

2.1 Электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе).

2.2 Электронные копии документов.

3. Система управления доступом должна предусматривать:

3.1 Предоставление прав поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями.

3.2 Ведение справочников СЭД несколькими уполномоченными пользователями.

3.3 Передачу полномочий пользователя от одних должностных лиц, специалистов другим, как временно, так и постоянно.

3.4 Фиксацию и блокирование попытки одновременного подключения к СЭД с различных стационарных рабочих мест под одной учетной записью.

4. При согласовании документа в СЭД должны обеспечиваться:

4.1 Подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа).

4.2 Предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по

4.3 Установление и корректировка срока (плановой даты) рассмотрения и согласования (визирования) документа.

4.4 СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) документа с использованием средств электронной подписи.

4.5 СЭД должна обеспечивать создание официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа.

5. Включение документа в СЭД должно осуществляться при регистрации. Включение документа в СЭД производится:

5.1 В соответствии со схемой классификации.

5.2 С присвоением документу индивидуального индекса.

5.3 С созданием электронной регистрационной карточки документа.

5.4 СЭД должна обеспечивать однократную регистрацию документов.

6. СЭД должна обеспечивать визуализацию:

6.1 Документа и его реквизитов.

6.2 Метаданных, относящихся к протоколированию действий с электронной регистрационной карточкой и файлами документа.

7. СЭД должна обеспечивать включение дополнительных полей электронной карточки документа:

7.1 Для документов, созданных в электронном виде и подписанных с использованием средств электронной подписи.

7.2 Для внесения дополнительной неструктурированной информации.

7.3 Для включения в состав метаданных (в том числе с применением дополнительных настроек) сведений о документах.

7.4 При включении документов в СЭД и заполнении предусмотренных полей электронной регистрационной карточки должны использоваться справочники.

8. СЭД должна обеспечивать:

8.1 Формирование уведомления пользователя о получении документа, поступающего на ознакомление, согласование и/или подписание, и/или наличия резолюций (поручений) по его исполнению, а также просмотр ЭРК и файлов самих документов.

8.2 Контроль сроков исполнения резолюций (поручений).

8.3 Предоставление сведений о приближении срока исполнения документа, о документах, срок исполнения которых истек, о документах, исполненных с нарушением срока, а также формирование соответствующих отчетов.

8.4 Предоставление исполнителям информации о документах, находящихся у них на исполнении, с сортировкой по срокам исполнения.

8.5 Изменение исполнителей по документам.

8.6 Автоматическую или автоматизированную отправку электронных документов адресатам по телекоммуникационным каналам связи.

9. СЭД должна реализовывать следующие функции по передаче документов в СХЭД:

9.1 Формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

9.2 Включение электронных документов (контейнеров электронных документов) в электронное дел.

9.3 Передачу в СХЭД электронных дел, документов и описей электронных дел, документов структурных подразделений.

9.4 Удаление электронных документов, ЭРК из СЭД без возможности их восстановления после получения соответствующего технологического сообщения из СХЭД о приеме документов.

9.5 Сохранение сведений об удаленных документах в связи с их передачей на хранение в СХЭД.

9.6 Извлечение и представление этих сведений об удаленных документах по запросу уполномоченных пользователей.

СЭД «Дело» в большой степени соответствует типовым функциональным требованиям, более чем на 80%. Основные слабые места просматриваются с точки зрения хранения архивных документов и работы с электронными делами.