Дронова_Соответствие систем типовым требованиям

Чек-лист проверки соотвествия СЭД "Дело" типовым функциональным требованиям к системам электронного документооборота.

Обеспечение следующих процессов управления документами:

Создание и получение документов.

Включение документов в СЭД, их регистрация, индексирование и классификация.

Хранение документов в СЭД и обеспечение их сохранности.

Отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения.

Перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в СХЭД.

СЭД обеспечивает возможность включения и управления следующими категориями документов

Электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе).

Электронные копии документов.

Система управления доступом должна предусматривать:

Предоставление прав поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями.

Ведение справочников СЭД несколькими уполномоченными пользователями.

Передачу полномочий пользователя от одних должностных лиц, специалистов другим, как временно, так и постоянно.

Фиксацию и блокирование попытки одновременного подключения к СЭД с различных стационарных рабочих мест под одной учетной записью.

При согласовании документа в СЭД должны обеспечиваться:

Подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа).

Предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по

Установление и корректировка срока (плановой даты) рассмотрения и согласования (визирования) документа.

СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) документа с использованием средств электронной подписи.

СЭД должна обеспечивать создание официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа.

Включение документа в СЭД должно осуществляться при регистрации. Включение документа в СЭД производится:

В соответствии со схемой классификации.

С присвоением документу индивидуального индекса.

С созданием электронной регистрационной карточки документа.

СЭД должна обеспечивать однократную регистрацию документов.

СЭД должна обеспечивать визуализацию:

Документа и его реквизитов.

Метаданных, относящихся к протоколированию действий с электронной регистрационной карточкой и файлами документа.

СЭД должна обеспечивать включение дополнительных полей электронной карточки документа:

Для документов, созданных в электронном виде и подписанных с использованием средств электронной подписи.

Для внесения дополнительной неструктурированной информации.

Для включения в состав метаданных (в том числе с применением дополнительных настроек) сведений о документах.

При включении документов в СЭД и заполнении предусмотренных полей электронной регистрационной карточки должны использоваться справочники.

СЭД должна обеспечивать:

Формирование уведомления пользователя о получении документа, поступающего на ознакомление, согласование и/или подписание, и/или наличия резолюций (поручений) по его исполнению, а также просмотр ЭРК и файлов самих документов.

Контроль сроков исполнения резолюций (поручений).

Предоставление сведений о приближении срока исполнения документа, о документах, срок исполнения которых истек, о документах, исполненных с нарушением срока, а также формирование соответствующих отчетов.

Предоставление исполнителям информации о документах, находящихся у них на исполнении, с сортировкой по срокам исполнения.

Изменение исполнителей по документам.

Автоматическую или автоматизированную отправку электронных документов адресатам по телекоммуникационным каналам связи.

СЭД должна реализовывать следующие функции по передаче документов в СХЭД:

Формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

Включение электронных документов (контейнеров электронных документов) в электронное дел.

Передачу в СХЭД электронных дел, документов и описей электронных дел, документов структурных подразделений.

Удаление электронных документов, ЭРК из СЭД без возможности их восстановления после получения соответствующего технологического сообщения из СХЭД о приеме документов.

Сохранение сведений об удаленных документах в связи с их передачей на хранение в СХЭД.

Извлечение и представление этих сведений об удаленных документах по запросу уполномоченных пользователей.

СЭД «Дело» в большой степени соответствует типовым функциональным требованиям, более чем на 80%. Основные слабые места просматриваются с точки зрения хранения архивных документов и работы с электронными делами.