Чек-лист «Как создать удобную файловую структуру для ваших документов»

Да

Дату пишите следующим образом: год в четырехзначном формате – пробел – месяц в двухзначном формате – пробел – день в двухзначном формате. Например: 2017 03 02. Тогда проводник будет упорядочивать файлы одновременно по дате создания и по имени файла.

Применение в названии файла смысловых блоков

Да

Помещайте названия важных для вас смысловых блоков ближе к началу названия файла. Например, если вы много работаете с согласованием документов, используйте сокращенные метки для виз согласования: «Сглсн» для «Согласовано», «СглснСЗ» для «Согласовано с замечаниями» и «НСглсн» для «Не согласовано».

Применение длинных названий файлов

Да

В файловой системе Windows есть ограничение на суммарную длину названия файла и пути к нему. Максимальная длина названия файла и пути – 256 символов. Чем грозит превышение этой длины? Если вы захотите переписать файлы на другой носитель, их нельзя будет перенести с оригинальными названиями.

Папки и подпапки отсортированы по алфавиту

Да

Иногда поиск может не принести результата – например, если вы не сохранили нужную версию документа или заменили ее новой, сильно отличающейся версией. Чтобы этого не произошло, организуйте ваши файлы в иерархическую структуру.

Использование ярлыков

Да

Если вам нужно поместить документ во вторую по счету папку, поместите в нее не сам документ, а его ярлык – указатель на первоначальный файл.

Использование гиперссылок

Да

Вы будете упорядочивать документы в специальном файле, который можете создать в MS Word, MS Excel или в любом другом документе, который поддерживает работу с гиперссылками.

Использование облачных хранилищ

Да

Возможность пользоваться файлом с любого устройства и любого места

Проверил _____________________________________________________

Замечания __________________________________________

Ознакомлен _____________________________________________________

Дата ________________________________________________

Чек-лист «Как создать удобную файловую структуру для ваших документов»

Даты в названиях файла (требования к написанию: 2017 03 02)

Применение в названии файла смысловых блоков

Применение длинных названий файлов

Папки и подпапки отсортированы по алфавиту

Использование ярлыков

Использование гиперссылок

Использование облачных хранилищ

Автор: скрыт

Смотрите другие чек-листы в категории "Другое"

Чек-лист | ЭкспертЧек-лист | Эксперт - создайте чек-лист онлайн, бесплатно!