Чек-лист «Как создать удобную файловую структуру для ваших документов»

1.1 Да

Дату пишите следующим образом: год в четырехзначном формате – пробел – месяц в двухзначном формате – пробел – день в двухзначном формате. Например: 2017 03 02. Тогда проводник будет упорядочивать файлы одновременно по дате создания и по имени файла.

2. Применение в названии файла смысловых блоков

2.1 Да

Помещайте названия важных для вас смысловых блоков ближе к началу названия файла. Например, если вы много работаете с согласованием документов, используйте сокращенные метки для виз согласования: «Сглсн» для «Согласовано», «СглснСЗ» для «Согласовано с замечаниями» и «НСглсн» для «Не согласовано».

3. Применение длинных названий файлов

3.1 Да

В файловой системе Windows есть ограничение на суммарную длину названия файла и пути к нему. Максимальная длина названия файла и пути – 256 символов. Чем грозит превышение этой длины? Если вы захотите переписать файлы на другой носитель, их нельзя будет перенести с оригинальными названиями.

4. Папки и подпапки отсортированы по алфавиту

4.1 Да

Иногда поиск может не принести результата – например, если вы не сохранили нужную версию документа или заменили ее новой, сильно отличающейся версией. Чтобы этого не произошло, организуйте ваши файлы в иерархическую структуру.

5. Использование ярлыков

5.1 Да

Если вам нужно поместить документ во вторую по счету папку, поместите в нее не сам документ, а его ярлык – указатель на первоначальный файл.

6. Использование гиперссылок

6.1 Да

Вы будете упорядочивать документы в специальном файле, который можете создать в MS Word, MS Excel или в любом другом документе, который поддерживает работу с гиперссылками.

7. Использование облачных хранилищ

7.1 Да

Возможность пользоваться файлом с любого устройства и любого места

Проверил _____________________________________________________

Замечания __________________________________________

Ознакомлен _____________________________________________________

Дата ________________________________________________

Чек-лист «Как создать удобную файловую структуру для ваших документов»

1. Даты в названиях файла (требования к написанию: 2017 03 02)

2. Применение в названии файла смысловых блоков

3. Применение длинных названий файлов

4. Папки и подпапки отсортированы по алфавиту

5. Использование ярлыков

6. Использование гиперссылок

7. Использование облачных хранилищ

Автор: скрыт

Смотрите другие чек-листы в категории "Другое"

Чек-лист | ЭкспертЧек-лист | Эксперт - создайте чек-лист онлайн, бесплатно!