Рабочий день офис менеджера

С помощью этого чек-листа ты можешь проследить за выполнением своих задач и понять, какие задачи необходимо выполнить в течении рабочего дня.
Кроме того, чек-лист может быть очень полезным для нового сотрудника.

Начало рабочего дня

Прийти на работу в 10.50

не потеряться и не опаздывать

Попить кофе

С 10.55 ДО 11.00

Включить компьютер и открыть рабочие вкладки

Обще-хозяйственые дела с 11:10 до 12:00

Полить цветы

Проверить в уборных наличие мыла и бумаги

Проверить запас еды (печенье, сахар, молоко, чай, кофе). При необходимости сформировать заказ и согласовать его.

Заказ необходимо делать в тот момент, когда осталось запасов на 5-7 дней. Пока согласуем, пока привезут...

Проверить запасы канцелярских и расходных товаров (маркеры для магнитно-маркерных досок, бумага для принтера, картриджи для всех видов принтеров, прочие канцтовары). При необходимости сформировать заказ и согласовать его.

Заказ на картриджи необходимо делать сразу после установки последнего целого (цветной принтер) или когда остался один целый (для черно-белых принтеров). Заказ бумаги необходимо делать при вскрытии последней коробки.

Помощь администраторам в проведении пробных ЕГЭ

В дни массового проведения пробных ЕГЭ встретить, посадить в аудитории, поприсутствовать во время написания. Отсканировать работы и передать администраторам или отправить самостоятельно, сделать отметки об отправке преподавателю в таблице проведения проб

Подготовка учительской с 12:00 до 12:30

Залить воду в кофеварку

Слить остатки вчерашнего кофе

Засыпать молотый кофе

Залить молоко в капучинатор

Насыпать печенье в контейнеры

Подготовка зоны отдыха учеников и подготовка помещений к занятиям (к 16:00 всё должно быть готово)

Залить воду в кофеварку

Слить из поддона воду

Засыпать зёрна

Насыпать печенье в контейнеры

Проверить наличие салфеток и чашек

Проверить канцелярию(ручки, маркеры, карандаши)

Разложить распечатки

Проверить наличие бумаги

Пополнить запасы еды в перерыв у учеников

в 18:00!! ПО МЕРЕ НАДОБНОСТИ

Работа с распечатками для учителей (до 16:45 все распечатки должны лежать у преподавателей)

Проверить почту

Работа с распечатками

с 12 до 2 преподаватели отправляют материалы на почту

Скачать файлы на диск для распечатки

Распечатать в соответствии с требованиями регламента

Скрепить, сложить по пачкам для преподавателей и разнести по аудиториям

Распечатки по мере поступления запросов

Для тех, кто не успел во время

Работа с клиентскими запросами (в течении рабочего дня)

Ответы на сообщения от преподавателей и клиентов в воцапе (раздел Обращения в CRM Холихоп) в рамках своих компетенций

ответы на запросы по документам, вопросы от преподавателей, технические вопросы от учеников). По возможности, помощь администраторам со всеми вопросами во время пиковой нагрузки.

Оформление документов (договоров и справок) по запросам

справки в налоговую на вычеты, переделка договоров по просьбе администраторов и клиентов, работа с другими документами центра)

Завершение рабочего дня (С 21:30 до 22:00)

Проверить все помещения

Закрыть все окна

Выключить свет

Закрыть двери на ключ

Надеемся этот чек-лист тебе помог и твой день прошёл хорошо)