Рабочий день офис менеджера

С помощью этого чек-листа ты можешь проследить за выполнением своих задач и понять, какие задачи необходимо выполнить в течении рабочего дня.
Кроме того, чек-лист может быть очень полезным для нового сотрудника.

1. Начало рабочего дня

1.1 Прийти на работу в 10.50

не потеряться и не опаздывать

1.2 Попить кофе

С 10.55 ДО 11.00

1.3 Включить компьютер и открыть рабочие вкладки

2. Обще-хозяйственые дела с 11:10 до 12:00

2.1 Полить цветы

2.2 Проверить в уборных наличие мыла и бумаги

2.3 Проверить запас еды (печенье, сахар, молоко, чай, кофе). При необходимости сформировать заказ и согласовать его.

Заказ необходимо делать в тот момент, когда осталось запасов на 5-7 дней. Пока согласуем, пока привезут...

2.4 Проверить запасы канцелярских и расходных товаров (маркеры для магнитно-маркерных досок, бумага для принтера, картриджи для всех видов принтеров, прочие канцтовары). При необходимости сформировать заказ и согласовать его.

Заказ на картриджи необходимо делать сразу после установки последнего целого (цветной принтер) или когда остался один целый (для черно-белых принтеров). Заказ бумаги необходимо делать при вскрытии последней коробки.

3. Помощь администраторам в проведении пробных ЕГЭ

3.1 В дни массового проведения пробных ЕГЭ встретить, посадить в аудитории, поприсутствовать во время написания. Отсканировать работы и передать администраторам или отправить самостоятельно, сделать отметки об отправке преподавателю в таблице проведения проб

4. Подготовка учительской с 12:00 до 12:30

4.1 Залить воду в кофеварку

4.2 Слить остатки вчерашнего кофе

4.3 Засыпать молотый кофе

4.4 Залить молоко в капучинатор

4.5 Насыпать печенье в контейнеры

5. Подготовка зоны отдыха учеников и подготовка помещений к занятиям (к 16:00 всё должно быть готово)

5.1 Залить воду в кофеварку

5.2 Слить из поддона воду

5.3 Засыпать зёрна

5.4 Насыпать печенье в контейнеры

5.5 Проверить наличие салфеток и чашек

5.6 Проверить канцелярию(ручки, маркеры, карандаши)

5.7 Разложить распечатки

5.8 Проверить наличие бумаги

5.9 Пополнить запасы еды в перерыв у учеников

в 18:00!! ПО МЕРЕ НАДОБНОСТИ

6. Работа с распечатками для учителей (до 16:45 все распечатки должны лежать у преподавателей)

6.1 Проверить почту

6.2 Работа с распечатками

с 12 до 2 преподаватели отправляют материалы на почту

6.3 Скачать файлы на диск для распечатки

6.4 Распечатать в соответствии с требованиями регламента

6.5 Скрепить, сложить по пачкам для преподавателей и разнести по аудиториям

6.6 Распечатки по мере поступления запросов

Для тех, кто не успел во время

7. Работа с клиентскими запросами (в течении рабочего дня)

7.1 Ответы на сообщения от преподавателей и клиентов в воцапе (раздел Обращения в CRM Холихоп) в рамках своих компетенций

ответы на запросы по документам, вопросы от преподавателей, технические вопросы от учеников). По возможности, помощь администраторам со всеми вопросами во время пиковой нагрузки.

7.2 Оформление документов (договоров и справок) по запросам

справки в налоговую на вычеты, переделка договоров по просьбе администраторов и клиентов, работа с другими документами центра)

8. Завершение рабочего дня (С 21:30 до 22:00)

8.1 Проверить все помещения

8.2 Закрыть все окна

8.3 Выключить свет

8.4 Закрыть двери на ключ

Надеемся этот чек-лист тебе помог и твой день прошёл хорошо)