Работа администратора гостиницы - должность одновременно и дежурной управляющей, и гостеприимной хозяйки, и спасателя, полевого маркетолога... Оплачивается не бог весть как, а ответственности много. В том числе финансовой. Наш небольшой чек-лист поможет разбить работу на простые функциональные действия.
0%
Прием - передача смены
Произвести приемку смены уходящего администратора
Администратор принимает дела у уходящей смены. С этого момента администратор вступает в права и несет ответственность за все, что происходит в гостинице и входит в ее должностные обязанности.
Произвести прием кассы и денежных остатков
Производится в случае, если Администратор является одновременно и кассиром. Обычно в мини - отелях, гостевых домах, пансионах, где небольшая штатная численность.
Произвести проверку занятости номеров
Администратор проверяет соответствие фактической занятости номеров плану заселения и бронирования.
Провести планерку с сотрудниками
Администратор проводит краткий бриф с дежурным персоналом. Она обрисовывает план на смену и выслушивает информацию персонала о текущих рабочих моментах. Проговариваются все возможные ситуации, нестыковки, потенциальные конфликты с находящимися в гостинице клиентами.
Произвести проверку бронирования
Администратор проверяет базу бронирования, сверяет с гостиничными программами, синхронизирует календари.
Работа в смену
Совершить проверку позиций на Booking
Администратор проверяет позиции гостиницы на Booking, сверяет цены, контролирует соответствие по бронированию и отсутствие неоплаченных, неподтвержденных и аннулированных броней. Как правило, это делает Администратор мини гостиниц и гостиничных домов. Реже - крупных отелей.
Совершить проверку страницы на AirBNB
Администратор проверяет страницу предложений на AirBNB, уточняет и корректирует цены, контролирует совпадение записей, и отсутствие аннулированных заявок. Как правило, это делает Администратор мини гостиниц и гостиничных домов. Реже - крупных отелей.
Произвести проверку сайта, почты и мессенджеров, электронной почты
Производится постоянно, в течение всей рабочей смены. Как правило, это делает Администратор мини гостиниц и гостиничных домов. Реже - крупных отелей.
Осуществлять прием звонков и сообщений
Осуществляется постоянно, в течение всей рабочей смены.
Осуществлять текущее управление персоналом
Осуществляется в течение всей смены текущее управление и контроль за работой дежурного персонала: горничной, коридорной, охраны, клининговых и прочих сервисных служб, как штатных, так и на аутсорсинге.
Проводить встречу и заселение гостей
Администратор встречает гостей, проверяет соответствие бронированию, производит расчет и оформляет заселение.
Производить оформление отчетных документов
При заселении, а также при перерасчетах при выселении, администратор оформляет отчетные документы в виде гостиничной формы 3-г в сумме принятых денежных средств.
Производить регистрацию прибывающих гостей
В соответствии с действующим законодательством, администратор документирует для регистрации по месту пребывания, а также для пребывания иностранных граждан с миграционными картами, визовым порядком пребывания.
Проводить выселение убывающих гостей.
Производится в расчетный час (к 12.00, 18.00), а также в течение всей рабочей смены. При выселении контролируется сохранность номеров, инвентаря и оборудования, комплектность постельного белья, текстиля и санитарно-гигиенического оборудования.
Проводить плановый обход
Два - три раза в смену администратор проводит плановый обход гостиницы в сопровождении дежурной по номерам для контроля за штатным состоянием всего гостиничного хозяйства.
Экстренные операции
Произвести актирование убытков
Администратор составляет и подписывает Акт в случае, если кто-либо из гостей причинил ущерб имуществу гостиницы. В случае отказа гостя признать вину и возместить ущерб, вызываются сотрудники полиции.
Вызвать сотрудников полиции, МЧС, аварийных служб
В случае пожара, происшествий чрезвычайного характера, либо ситуаций криминального рода, Администратор незамедлительно принимает меры к прибытию в гостиницу дежурных сотрудников полиции, соответствующих профильных служб, пожарных.
Вызвать медицинскую и скорую помощи
При необходимости медицинского вмешательства, резкого ухудшения состояния здоровья, недомогания кого-либо из гостей, сотрудников, Администратор принимает все необходимые меры для скорейшего оказания врачебной помощи.
Произвести иные действия Администратора
Исходя из соображений разумности и достаточности, Администратор предпринимает любые иные действия, направленные на защиту здоровья гостей и персонала, их жизней, безопасности, сохранности имущества и материальных ценностей гостиницы.
Завершение смены Администратора
Произвести передачу дел приходящей смене
Администратор встречает сменщицу, вводит ее в курс происходящих событий за прошедшую смену и передает рабочее место под роспись.
Произвести передачу кассы и денежных остатков
Администратор пересчитывает кассовый остаток и передает его и кассу под роспись сменщице. С этого момента Администратор свои обязанности сдала. Работа окончена. Она свободна.