Чек-лист организатора. Осмотр «площадки» для мероприятия.

Чек-лист подготовлен по материалам https://event-live.ru и https://event.ru/ Поможет вам не упустить важныке помонты при подготовке событий по преоктам, образовательных мероприятий, встреч с благополучателями и т.д.

1. Доступ на площадку и коммуникация с площадкой

1.1 За какое время до начала мероприятия вы получите доступ к месту проведения? Нужен ли пропуск на событие?

1.2 Контакт лист ответственных (персональный менеджер, электрик, служба клининга, охрана, кейтеринг итд)?

1.3 Является ли место проведения мероприятия доступным для всех (маломобильные группы, семьи с колясками)

1.4 На каком общественном транспорте можно добраться до места проведения мероприятия?

1.5 Какой парковочной зоной и каким входом могут пользоваться посетители?

1.6 Выделены ли парковочные места для людей с ограниченными возможностями? Сколько их и где они расположены?

1.7 Платная ли парковка? Есть ли резервные парковочные места?

1.8 Наличие лифта?Есть ли грузовой лифт?

1.9 Пропускная система? Какова процедура разгрузки?

1.10 Точное время монтажа и демонтажа?

1.11 Возможность доставки курьерскими службами и хранения материалов до начала события

2. Мультимедиа средства и WI FI

2.1 Включена ли стоимость пользования аудиовизуальными средствами в арендную плату?

Если да, то какими?Предоставляют ли они свой ноутбук, кликер, экран, проектор, микрофоны, гарнитуры, удлинители?

2.2 Есть ли какое-либо встроенное оборудование в комнатах, например, подвесной проектор, интерактивные доски, экраны?

2.3 Есть ли лекционная трибуна? Можно ли выбрать кафедру? Возможно ли их увидеть?

2.4 Достаточно ли на них места для того, чтобы расположить записи спикеров? Воду? Ноутбук (для возможности работать на нем с кафедры)?

2.5 Наличие WIFI и возможности подключения стороннего подрядчика (в случае если стационарный очень дорогой)

2.6 Как посетители могут подключиться к сети Wi-Fi?

2.7 Какова скорость интернета, и сколько составляет плата за его использование?

2.8 Необходимо ли предоставить персональные данные для входа в сеть?

2.9 Защищена ли беспроводная шифрованием?

2.10 Где будет доступ в пультовую?

2.11 Будет ли назначен техник в случае работы с аудиовизуальными средствами, предоставленными арендодателем?

2.12 Как давно обновлялось оборудование?

2.13 Есть ли специально оборудованный для спикеров кабинет, где презентации могут загружаться через центральный узел в нужные комнаты?

При бронировании места для большего по масштабу или более технически сложного мероприятия,

2.14 Есть ли у арендодателя прейскурант, или формируется индивидуальное предложение, основанное на вашем предварительном плане?

2.15 Как размещены розетки на площадке в помещениях, которые будут использованы под мероприятие?

2.16 Какие возможности управления светом: единое управление или возможность зонирования

3. Гардероб

3.1 Отведены ли специальные места для хранения верхней одежды и багажа посетителей?

3.2 График работы гардероба?

3.3 Нужно ли платить за хранение вещей?

4. Клининг

4.1 С кем необходимо связаться, если что-то будет разлито, разбито и т.д.?

4.2 Как часто будут проверяться, укомплектовываться и приводиться в порядок места общего пользования? До и после события.

4.3 Клининг туалетов: частота, контактное лицо. Наличие индивидуальных средств гигиены! Туалет- лицо события!

4.4 Платность/бесплатность клининга

5. Экологичность события

5.1 Возможность использовать кулеры или графины, а не пластиковые бутылки (или замена их на стекло)

5.2 Возможность замены одноразовой посуды на фарфоровую?

5.3 Отказ от массового тиражирования раздаточных материалов в пользу диджитал инструментов?

5.4 Возможность раздельного сбора отходов

6. Здоровье и безопасность

6.1 Охраняется ли место проведения мероприятия?

6.2 Какие документы требуются от вас и ваших поставщиков, например, оценка риска, технологическая карта, страховые свидетельства?

Медицинские книжки от службы привлеченного кейтеринга?

6.3 Наличие кнопки ГБР

6.4 Планируется ли включение пожарной тревоги во время мероприятия?

6.5 Как звучит сигнал пожарной тревоги?

6.6 Как нужно действовать при эвакуации людям с ограниченными возможностями? Где находятся пожарные укрытия?

6.7 Где расположено место встречи в случае эвакуации?

6.8 Наличие кондиционера и возможность его управления.

7. Кейтеринг

7.1 Каково минимальное количество для бронирования / какова минимальная сумма оплаты? Специальные предложения для заказы группы.

7.2 Когда нужно предоставить окончательные пожелания в отношении еды на мероприятии?

7.3 Возможно ли привлечение сторонней кейтеринговой службы?

7.4 Сможет ли обслуживающий персонал ответить на конкретные вопросы посетителей об ингредиентах и приготовлении перечисленных в меню блюд?

7.5 Сколько будет раздаточных стоек?

7.6 Что предпринять для минимизации очередей?

7.7 Какой вид обслуживания предусмотрен в ресторане: самообслуживание или обслуживание официантами?

7.8 Учет разнообразия и специальных потребностей гостей

(вегетарианское, веганское питание, альтернативные виды молока, чай / кофе без кофеина или травяной чай в меню)?Стремитесь к низкоуглеводным позициями! Больше фруктов и овощей!

7.9 Есть ли в месте проведения мероприятия кулер?

8. Помещение

8.1 Где будет располагаться регистрация?

8.2 Будут ли предоставлены столы и стулья? Заранее согласовать рассадку и максимальную вместимость..

8.3 Какие есть варианты информационных указателей?

Возможны ли электронные указатели? В каком формате должна быть предоставлена информация? Кому она должна быть отправлена и когда? Возможно ли внести в нее изменения в день проведения мероприятия? Если да, то каким образом?

8.4 Какого цвета и в каком состоянии находится пол сцены и в аудитории?

8.5 Можно ли крепить материалы на стены (на скотч или с использованием гвоздиков)

8.6 Предлагаются ли электронные информационные табло? Легко ли обновлять информацию на них, и кто несет ответственность за это?

Надеемся, наши советы оказались полезны и ваше событие пройдет отлично!