Check-list по организации бизнес событий

Решили сделать ивент? Зачем Вам эта боль? Если же Вас всеравно не отговорить - держите в помощь чекилист по подготовке бизнес событий

ДО ИВЕНТА

0. Продумайте цели, задачи ивента, зачем это нужно именно Вам и стоит ли вообще начинать?

https://blog.regtoevent.com/otvetite_sebe_na_glavnue_voprosy

1. Подумайте есть ли у Вас стартовый бюджет!

Не надейтесь, что завтра к Вам придет спонсор и покроет все расходы, а также подготовьте план «Б» на случай если что-то пойдет не так. Можно еще план «В» и «Г»

2. Определите целевую аудиторию ивента и сколько минимум/максимум участников Вы сможете собрать

3. Придумайте концепцию ивента (конференция, выставка, митап, церемония и др.), его название и дату

При выборе дат обязательно посмотрите на другие события, в этот день, на события в ближайшие к Вашей дате, даже масштабные фестивали, концерты, выставки не обязательно по вашей тематике, а также государственные праздники, периоды отпусков и т.п. https://blog.regtoevent.com/kakoy_ivent_vubrat

4. Подумайте сколько Ваша потенциальная аудитория готова заплатить за участие

Ведь именно продажа билетов должна покрыть расходы на подготовку

5. Определитесь с локацией и забронируйте ее

https://blog.regtoevent.com/ivent_est_ploschadki_net

- удобное месторасположение;

- транспортная развязка;

- парковка для гостей на авто;

- внешний вид и его соответствие концепции события и ожиданиям аудитории;

- вместимость;

- вид туалетов и запах в них!

- входная группа, будет ли место для комфортной встречи гостей и их регистрации;

- гардероб;

- возможность трансформации пространства.

Если ближе к ивенту окажется, что у Вас будет больше гостей, чем Вы ожидали или наоборот меньше, то можно будет найти выход из ситуации

Еще не передумали??? Тогда двигаемся дальше...

6. Узнайте все технические возможности локации

трансформация залов, варианты рассадки, дополнительные зоны. Что входит в стоимость аренды, а что оплачивается отдельно

- проекторы;

- экраны;

- микрофоны;

- кликеры;

- звук;

- свет;

- розетки/переноски;

- работа звуко и светотехников;

- интернет;

- ноутбуки;

- флипчарты, доски, маркеры;

- гардероб;

- охрана;

- обслуживающий персонал;

- мебель в достаточном количестве;

- характеристики сцены;

- гримерки/комнаты для организаторов

7. Узнайте про питание на локации

Стоимость кофе-брейков, обедов, фуршетов, можно ли привозить свой кейтеринг и на каких условиях

8. Подумайте про пакеты для участников

Бейдж, шнурок, блокнот, ручка, сувенирная продукция, программа, сам пакет, куда это все сложить и т.д.

9. Посчитайте бюджет

Аренда, кейтеринг, оформление залов, реклама, раздатка, и т.д. вплоть до транспортных расходов сотрудников

Все равно не пугает??? Тогда отступать уже некуда!

10. Соберите команду, которая будет работать над подготовкой и распределите все обязанности и сроки выполнения задач

https://blog.regtoevent.com/u_vas_est_super_comanda_organizatorov

11. Продумайте программу, договоритесь со спикерами

Если Ваши договоренности подразумевают оплату их переезда и проживания, не забудьте добавить эти суммы в смету https://blog.regtoevent.com/kak_vubrat_spikera_na_meropriyatie

12. Исходя из сметы рассчитайте стоимость билета для участника

Просчитайте возможные графики повышения стоимости, скидки и количество подарочных билетов для партнеров

13. Сделайте сайт, купите домен и хостинг

https://blog.regtoevent.com/sait_iventa_dolgen_prodavat

14. Подключите возможность регистрации и покупки билета сразу на Вашем сайте через https://regtoevent.com

15. Подготовьте маркетинговый план продвижения ивента

https://blog.regtoevent.com/chto_pomogaet_raskrytit_vashe_sobytie

- страницы/группы/сообщества в соцсетях;

- ивент в Facebook;

- создайте рамку для Facebook вашего ивента;

https://blog.regtoevent.com/frame_fb

- анонсы в онлайн афишах;

- статьи и новости в тематических блогах и форумах;

- Email рассылки;

- платная реклама;

- реклама в СМИ;

- наружная реклама;

- найдите информационных партнеров, которые будут заинтересованы в анонсе Вашего ивента

16. Подготовьте креативы для запуска рекламы и анонсов, разошлите их всем партнерам

17. Запустите рекламу

18. Договоритесь с инфопартнерами о размещении и придерживайтесь плана анонсирования

https://blog.regtoevent.com/kto_takie_infopartnery

19. Настройте чат-бота для общения с участниками и быстрого их информирования об изменениях

Это поможет сократить количество персонала на площадке https://regtoevent.com/site/chat-bot

20. Определитесь с сувенирной продукцией и подрядчиками, которые ее изготовят

Что будет входить в пакеты участников, какие сувениры будут для спикеров, подарки и призы для конкурсов и пр.

21. Подумайте про оформление зала

Баннера, пресс-воллы, флаги, стойки регистрации и другие элементы. Определите подрядчика, который будет это делать. https://blog.regtoevent.com/bez-podriadchikov-vam-ne-oboitis

22. Пересчитайте стоимость раздатки и оформления и сверьте с тем, что закладывалось в исходный бюджет

23. Ищите спонсоров и партнеров

Детально проговаривайте с ними все условия сотрудничества, кто кому что должен и когда сделать https://blog.regtoevent.com/otkuda_berutsya_sponsory

24. Следите за активностью информационных партнеров и тем, выполняют ли они сроки своих обязательств по публикациям

Это удобно делать в разделе аналитика регистраций от RegToEVENT

25. Найдите модератора или ведущего, который будет коммуницировать со спикерами и помогать им с выступлением

26. Проверьте и согласуйте еще раз программу и тайминг выступлений

27. Отправьте спикерам инструкции и требования

Время выступления, размеры для презентаций, оформление, если они есть, и установите дедлайн получения от них презентаций и тезисов https://blog.regtoevent.com/hotite_krytogo_spikera

28. Запросите у спикеров и важных гостей фото для размещения их на сайте и в анонсах, а также согласуйте информацию, которую будете о них подавать

Мы предупреждали! Но уже остановиться точно нельзя... Крепитесь!

29. Чем ближе к ивенту, тем больше наращивайте количество упоминаний о нем в рекламе, соцсетях, форумах и пр.

30. Как организаторы – приглашайте участников лично, через свои страницы в соцсетях, личные контакты, знакомства и пр.

31. Если технического обеспечения площадки Вам недостаточно, составьте список оборудования и всего того, что нужно будет взять в аренду

32. Найдите подрядчика, где все можно будет заказать в аренду

33. Найти фотографов

Отправить им инструкции, что нужно снимать, сколько фото Вы ожидаете, где будут ключевые моменты, которые обязательно должны быть в кадре

34. Найдите видеоператоров

Обсудите каким Вы видите итоговый ролик, что снимать, где, когда и что обязательно нельзя упустить по программе https://blog.regtoevent.com/photographer_operator_na_event

35. Просчитать количество порций кофе-брейков, обедов, и пр. и заказать их на площадке

Или найти сторонний кейтеринг, зависит от Ваших пожеланий и условий работы площадки

36. Продумать процедуру регистрации участников на площадке, чтобы убрать очереди, и негатив еще со старта

https://blog.regtoevent.com/registraciya_v_den_meropriatiya_bol_organizatora_ili_vse_prosto

37. Привлекайте волонтеров

https://blog.regtoevent.com/volonteer_na_evente

- собрать список желающих;

- организовать предварительную встречу с ними;

- обсудить пожелания, кто чем хочет заниматься;

- распределить обязанности в день ивента;

- придумать схему ротации для ребят;

- подарки, сувениры, футболки и пр.

38. Проследите чтобы в билетах участников, на сайте и в анонсах были указаны правильное время начала регистрации и локация

Если проезд к локации затруднен обязательно добавляйте карту с пояснениями. Можно снять видео как пройти от остановки общественного транспорта

39. Постарайтесь выделить отдельного человека, который будет отвечать на звонки и письма участников

Потому что ближе к ивенту их будет становиться все больше и больше

40. Проверьте наличие всех логотипов спонсоров, партнеров на сайте

Согласуйте с ними внешний вид и замену цветов или подложек, если иначе их не получается разместить на сайте

41. Подготовьте макеты для полиграфии, для заказа сувенирки и баннеров

Не пропустить лого партнеров, если по договоренности они должны там быть https://blog.regtoevent.com/brendirovanie_meropriyatiya

42. Закажите всю сувенирную продукцию, бейджи, баннера для оформления и пр. и еще раз проговорите с подрядчиками сроки!

43. Обсудите с площадкой и подрядчиками время для начала монтажа и демонтажа

Еще держитесь? Осталось совсем немного!

44. За неделю до ивента отправьте участникам, оплатившим билеты, напоминание об ивенте

Поскольку многие покупают билеты заранее и лучше напомнить, чтобы они не забыли и не запланировали что-то другое

45. Еще раз пересчитайте количество участников, спикеров, волонтеров, организаторов, для понимания количества заказанных обедов и кофе пауз

При необходимости и возможности дозакажите, если не хватает

46. Запросите все презентации спикеров

Проверьте их на открываемость, посмотрите все ли презентации по количеству слайдов попадают в тайминг. Если сомневаетесь, можете даже попросить у спикера порепетировать

47. Закажите охрану

Как минимум для контроля входа и порядка на площадке

48. Соберите все раздаточные материалы, которые заказывали в полиграфии, которые предоставляют партнеры, площадка и пр.

Разложите это все по пакетам для участников с вечера

49. Проследите за монтажом на площадке

Что где будет выставлено и в какие сроки смонтировано, чтобы все успеть

50. Разошлите участникам напоминание, что завтра Вы их ждете в назначенное время по заданному адресу

51. Подготовьте стойку регистрации, стол вопросов, и назначьте ответственного, кто сможет ответить на любые вопросы и решить любые проблемы

52. По необходимости проведите инструктаж волонтеров на площадке

Еще раз пройдите по списку кто где будет стоять завтра и за что отвечать https://blog.regtoevent.com/zonu_otvetstvennosti_na_ploschadke

53. Возьмите на площадке стойки для указателей и обозначьте зону регистрации, питания, туалеты и другие важные локации на площадке

Вы ее уже хорошо знаете, но посетители нет

54. Проверить настройку оборудования

- ноутбуки с презентациями;

- вывод на экраны;

- микрофоны и звук;

- интернет;

- наличие ошибок в указателях;

55. Если осталось время - идите спать, говорят это полезно!

В ДЕНЬ ИВЕНТА

1. Организатор должен приехать на площадку заранее!

2. Перепроверить монтаж стендов, фотозон и пр. и передвинуть все что криво стоит

3. Провести инструктаж для охраны

Какие бэйджи, цвета шнурков, браслетов и пр. отличительные знаки на участниках позволяют им заходить в разные зоны. (зачем использовать браслеты дополнительно к бэйджам читайте https://blog.regtoevent.com/kontrolnye_braslety)

4. Проверить еще раз настройку оборудования и сбросить все презентации для показа

5. Попробовать залогинится в местном wifi по паролю и логину указанных в вашей полиграфии. Провести замер скорости через speedtest

Если есть вопросы вызвать техника, пока еще есть время

6. Настроить бесплатный таймер для выступления спикеров

http://timer.regtoevent.com

7. Проверить стойку регистрации, все ли там настроено и готово к работе

Но если Вы заказали услугу чекина у нас, то переживать точно не стоит! https://regtoevent.com/site/checkin

8. Проверить температуру в залах, кондиционирование, освещение

https://blog.regtoevent.com/komfort_na_ploschadke-dovolniy_ychastnik

9. Расставить волонтеров, хостесс и своих сотрудников по местам

10. Сделать посты в соцсетях, что Вы уже на месте и ждете гостей

Подумаешь пару дней без сна. Будьте бодрячком, сейчас начнется!

11. Периодически делать посты с фото, видеоотчетами, что происходит сейчас

12. Следить за таймингом докладов, кейтеринга и различных активностей

https://blog.regtoevent.com/taiming

13. Не забывать о благодарностях спонсорам и партнерам

14. Периодически проверять чистоту в залах и туалетах и вызывать уборку

15. В конце ивента поблагодарить всех гостей и спикеров, а также волонтеров и свою команду

16. Дождаться подрядчиков по демонтажу стендов, фотозон, проката оборудования и пр.

Чтобы потом Вам не сказали, что что-то было сломано или испорчено и Вам нужно оплатить ремонт. Провести с ними взаиморасчет, подписать отчетные документы, если требуется

17. Упаковать и собрать все свои вещи

18. Погрузить все в транспорт

19. Подписать акты с площадкой и любезно попрощаться

Вдруг Вам еще надо будет к ним прийти )))

20 . Уехать спать!

Но это еще не конец!!!...

ПОСЛЕ СОБЫТИЯ

1. Если сил с вечера не осталось, то на следующий день опубликовать посты в соц.сетях с благодарностями спикерам, спонсорам, партнерам и простым участникам

https://blog.regtoevent.com/ytro_posle_iventa/

2. По возможности написать спонсорам и партнерам лично письма с благодарностью и закрыть взаимоотношения с ними (обещанный бартер и пр.)

3. Сделать участникам рассылку презентаций, если таковы были обещаны.

Материалы можно выкладывать в личном кабинете участника, разделяя доступ для разных категорий билета https://blog.regtoevent.com/materialu_event/

4. Подбить реальную смету и сравнить с начальными фантазиями )

5. Продать что-нибудь ненужное, чтобы рассчитаться с подрядчиками (((

6. Сделать акты выполненных работ и разослать всем участникам, спонсорам, партнерам

7. По готовности фото и видео опубликовать альбомы и отметить там всех участников кого нашли или знаете лично

8. Если желание не пропало и вера в то, что следующий ивент будет лучше - одним нажатием кнопки скопировать событие в кабинете RegToEVENT - исправить в нем новую дату и запустить предпродажи на следующий ивент!

9. Заменить обложки в соц сетях с новой предполагаемой датой

10. Составить новую смету и обнулить чеклист для следующего раза

Создано с помощью сервиса "Чек-лист | Эксперт"