Не надейтесь, что завтра к Вам придет спонсор и покроет все расходы, а также подготовьте план «Б» на случай если что-то пойдет не так. Можно еще план «В» и «Г»
2. Определите целевую аудиторию ивента и сколько минимум/максимум участников Вы сможете собрать
3. Придумайте концепцию ивента (конференция, выставка, митап, церемония и др.), его название и дату
При выборе дат обязательно посмотрите на другие события, в этот день, на события в ближайшие к Вашей дате, даже масштабные фестивали, концерты, выставки не обязательно по вашей тематике, а также государственные праздники, периоды отпусков и т.п.
https://blog.regtoevent.com/kakoy_ivent_vubrat
4. Подумайте сколько Ваша потенциальная аудитория готова заплатить за участие
Ведь именно продажа билетов должна покрыть расходы на подготовку
42. Закажите всю сувенирную продукцию, бейджи, баннера для оформления и пр. и еще раз проговорите с подрядчиками сроки!
43. Обсудите с площадкой и подрядчиками время для начала монтажа и демонтажа
Еще держитесь? Осталось совсем немного!
44. За неделю до ивента отправьте участникам, оплатившим билеты, напоминание об ивенте
Поскольку многие покупают билеты заранее и лучше напомнить, чтобы они не забыли и не запланировали что-то другое
45. Еще раз пересчитайте количество участников, спикеров, волонтеров, организаторов, для понимания количества заказанных обедов и кофе пауз
При необходимости и возможности дозакажите, если не хватает
46. Запросите все презентации спикеров
Проверьте их на открываемость, посмотрите все ли презентации по количеству слайдов попадают в тайминг. Если сомневаетесь, можете даже попросить у спикера порепетировать
47. Закажите охрану
Как минимум для контроля входа и порядка на площадке
48. Соберите все раздаточные материалы, которые заказывали в полиграфии, которые предоставляют партнеры, площадка и пр.
Разложите это все по пакетам для участников с вечера
49. Проследите за монтажом на площадке
Что где будет выставлено и в какие сроки смонтировано, чтобы все успеть
50. Разошлите участникам напоминание, что завтра Вы их ждете в назначенное время по заданному адресу
51. Подготовьте стойку регистрации, стол вопросов, и назначьте ответственного, кто сможет ответить на любые вопросы и решить любые проблемы
52. По необходимости проведите инструктаж волонтеров на площадке
53. Возьмите на площадке стойки для указателей и обозначьте зону регистрации, питания, туалеты и другие важные локации на площадке
Вы ее уже хорошо знаете, но посетители нет
54. Проверить настройку оборудования
- ноутбуки с презентациями;
- вывод на экраны;
- микрофоны и звук;
- интернет;
- наличие ошибок в указателях;
55. Если осталось время - идите спать, говорят это полезно!
В ДЕНЬ ИВЕНТА
1. Организатор должен приехать на площадку заранее!
2. Перепроверить монтаж стендов, фотозон и пр. и передвинуть все что криво стоит
3. Провести инструктаж для охраны
Какие бэйджи, цвета шнурков, браслетов и пр. отличительные знаки на участниках позволяют им заходить в разные зоны. (зачем использовать браслеты дополнительно к бэйджам читайте https://blog.regtoevent.com/kontrolnye_braslety)
4. Проверить еще раз настройку оборудования и сбросить все презентации для показа
5. Попробовать залогинится в местном wifi по паролю и логину указанных в вашей полиграфии. Провести замер скорости через speedtest
Если есть вопросы вызвать техника, пока еще есть время
6. Настроить бесплатный таймер для выступления спикеров
13. Не забывать о благодарностях спонсорам и партнерам
14. Периодически проверять чистоту в залах и туалетах и вызывать уборку
15. В конце ивента поблагодарить всех гостей и спикеров, а также волонтеров и свою команду
16. Дождаться подрядчиков по демонтажу стендов, фотозон, проката оборудования и пр.
Чтобы потом Вам не сказали, что что-то было сломано или испорчено и Вам нужно оплатить ремонт. Провести с ними взаиморасчет, подписать отчетные документы, если требуется
17. Упаковать и собрать все свои вещи
18. Погрузить все в транспорт
19. Подписать акты с площадкой и любезно попрощаться
Вдруг Вам еще надо будет к ним прийти )))
20 . Уехать спать!
Но это еще не конец!!!...
ПОСЛЕ СОБЫТИЯ
1. Если сил с вечера не осталось, то на следующий день опубликовать посты в соц.сетях с благодарностями спикерам, спонсорам, партнерам и простым участникам
4. Подбить реальную смету и сравнить с начальными фантазиями )
5. Продать что-нибудь ненужное, чтобы рассчитаться с подрядчиками (((
6. Сделать акты выполненных работ и разослать всем участникам, спонсорам, партнерам
7. По готовности фото и видео опубликовать альбомы и отметить там всех участников кого нашли или знаете лично
8. Если желание не пропало и вера в то, что следующий ивент будет лучше - одним нажатием кнопки скопировать событие в кабинете RegToEVENT - исправить в нем новую дату и запустить предпродажи на следующий ивент!
9. Заменить обложки в соц сетях с новой предполагаемой датой
10. Составить новую смету и обнулить чеклист для следующего раза