0%
559
PDF
03 февраля 2020 года

Check-list по організації бізнес подій

Вирішили зробити івент? Навіщо Вам цей біль? Якщо ж Вас всерівно НЕ відмовити - тримайте в допомогу check-list з підготовки бізнес подій


0%

ПЕРЕД ІВЕНТОМ

0. Продумайте мету, завдання івенту, навіщо це потрібно саме Вам і чи варто взагалі починати?
1. Подумайте чи є у Вас стартовий бюджет!
Не сподівайтеся, що завтра до Вас прийде спонсор і покриє всі витрати, а також підготуйте план «Б» на випадок якщо щось піде не так. Можна ще план «В» і «Г»
2. Визначте цільову аудиторію івенту і скільки мінімум / максимум учасників Ви зможете зібрати
3. Придумайте концепцію івенту (конференція, виставка, мітап, церемонія і т. ін.), Його назву і дату
При виборі дат обов'язково подивіться на інші події, в цей день, на події в найближчі до Вашої дати, навіть масштабні фестивалі, концерти, виставки не обов'язково з Вашої тематики, а також державні свята, періоди відпусток і т.п.  https://blog.regtoevent.com/kakoy_ivent_vubrat
4. Подумайте скільки Ваша потенційна аудиторія готова заплатити за участь
Адже саме продаж квитків повинен покрити витрати на підготовку
5. Виберіть локацію і забронюйте її
- зручне місце розташування;
- транспортна розв'язка;
- парковка для гостей на авто;
- зовнішній вигляд і його відповідність концепції події і очікуванням аудиторії;
- місткість;
- вид туалетів і запах в них!
- вхідна група, чи буде місце для комфортної зустрічі гостей і їх реєстрації;
- гардероб;
- можливість трансформації простору.

Ще не передумали ??? Тоді рухаємося далі ...

6. Дізнайтеся всі технічні можливості локації
- проектори;
- екрани;
- мікрофони;
- клікери;
- звук;
- світло;
- розетки/подовжувачі;
- робота звуко- та світлотехніків;
- інтернет;
- ноутбуки;
- фліпчарти, дошки, маркери;
- гардероб;
- охорона;
- обслуговуючий персонал;
- меблі в достатній кількості;
- характеристики сцени;
- гримерки / кімнати для організаторів.
7. Дізнайтеся про харчування на локації
Вартість кава-брейків, обідів, фуршетів, чи можна привозити свій кейтеринг і на яких умовах
8. Подумайте про пакети для учасників
Бейдж, шнурок, блокнот, ручка, сувенірна продукція, програма, сам пакет, куди це все скласти і т.д.
9. Порахуйте бюджет
Оренда, кейтеринг, оформлення залів, реклама, роздаткові матеріали, і т.д. навіть транспортні витрати співробітників

Все одно не лякає ??? Тоді відступати вже нікуди!

10. Зберіть команду, яка буде працювати над підготовкою і розподіліть всі обов'язки і терміни виконання завдань
11. Продумайте програму, домовтеся зі спікерами
Якщо Ваші домовленості передбачають оплату їх переїзду і проживання, не забудьте додати ці суми в кошторис https://blog.regtoevent.com/kak_vubrat_spikera_na_meropriyatie
12. Виходячи з кошторису розрахуйте вартість квитка для учасника
Прорахуйте можливі графіки підвищення вартості, знижки та кількість подарункових квитків для партнерів
13. Зробіть сайт, купіть домен і хостинг
14. Підключіть можливість реєстрації і покупки квитка відразу на Вашому сайті через https://regtoevent.com
15. Підготуйте маркетинговий план просування івенту
- сторінки/групи/спільноти в соцмережах;
- подія в Facebook;
- створіть рамку для Facebook вашого івенту;
- анонси в онлайн афішах;
- статті і новини в тематичних блогах і форумах;
- Email розсилки;
- платна реклама;
- реклама в ЗМІ;
- зовнішня реклама;
- знайдіть інформаційних партнерів, які будуть зацікавлені в анонсі Вашого івенту
16. Підготуйте креативи для запуску реклами і анонсів, розішліть їх усім партнерам
17. Запустіть рекламу
18. Домовтеся з інфопартнерами про розміщення і дотримуйтеся плану анонсування
19. Налаштуйте чат-бота для спілкування з учасниками і швидкого їх інформування про зміни
Це допоможе скоротити кількість персоналу на майданчику https://regtoevent.com/site/chat-bot
20. Визначтеся з сувенірною продукцією та підрядниками, які її виготовлять
Що буде входити в пакети учасників, які сувеніри будуть для спікерів, подарунки та призи для конкурсів та ін.
21. Подумайте про оформлення залу
Банери, прес-волл, прапори, стійки реєстрації та інші елементи. Визначте підрядника, який буде це робити. https://blog.regtoevent.com/bez-podriadchikov-vam-ne-oboitis
22. Перерахуйте вартість роздаткових матеріалів та оформлення і звірте з тим, що закладалося в початковий бюджет
23. Шукайте спонсорів і партнерів
Детально проговоріть з ними всі умови співпраці, хто кому що винен і коли зробити https://blog.regtoevent.com/otkuda_berutsya_sponsory
24. Стежте за активністю інформаційних партнерів і тим, чи виконують вони терміни своїх зобов'язань по публікаціях
Це зручно робити в розділі аналітика реєстрацій від RegToEVENT
25. Знайдіть модератора або ведучого, який буде комунікувати зі спікерами та допомагати їм з виступом
26. Перевірте і узгодьте ще раз програму і таймінг виступів
27. Надішліть спікерам інструкції і вимоги
Час виступу, розміри для презентацій, оформлення, якщо вони є, і встановіть дедлайн отримання від них презентацій і тез https://blog.regtoevent.com/hotite_krytogo_spikera
28. Запитайте у спікерів і важливих гостей фото для розміщення їх на сайті і в анонсах, а також узгодьте інформацію, яку будете про них подавати

Ми попереджали! Але вже зупинитися точно не можна ... Тримайтеся!

29. Чим ближче до івенту, тим більше нарощуйте кількість згадок про нього в рекламі, соцмережах, форумах тощо.
30. Як організатори - запрошуйте учасників особисто, через свої сторінки в соцмережах, особисті контакти, знайомства та ін.
31. Якщо технічного забезпечення майданчика Вам недостатньо, складіть список устаткування і всього того, що потрібно буде взяти в оренду
32. Знайдіть підрядника, де все можна буде замовити в оренду
33. Знайти фотографів
Надіслати їм інструкції, що потрібно знімати, скільки фото Ви очікуєте, де будуть ключові моменти, які обов'язково повинні бути в кадрі
34. Знайдіть відеоператорів
Обговоріть яким Ви бачите підсумковий ролик, що знімати, де, коли і що обов'язково не можна пропустити за програмою https://blog.regtoevent.com/photographer_operator_na_event
35. Прорахуйте кількість порцій кава-брейків, обідів, та ін. І замовте їх на майданчику
Або знайдіть сторонній кейтеринг, залежить від Ваших побажань і умов роботи локації
36. Продумати процедуру реєстрації учасників на майданчику, щоб прибрати черги, і негатив ще на вході
37. Залучайте волонтерів
- зібрати список бажаючих;
- організувати попередню зустріч з ними;
- обговорити побажання, хто чим хоче займатися;
- розподілити обов'язки в день івенту;
- придумати схему ротації для волонтерів;
- подарунки, сувеніри, футболки та ін.
38. Простежте щоб в квитках учасників, на сайті і в анонсах були вказані правильний час початку реєстрації і локація
Якщо проїзд до локації ускладнений обов'язково додавайте карту з поясненнями. Можна зняти відео як пройти від зупинки громадського транспорту
39. Постарайтеся виділити окрему людину, яка буде відповідати на дзвінки і листи учасників
Тому що ближче до івенту їх буде ставати все більше і більше
40. Перевірте наявність всіх логотипів спонсорів, партнерів на сайті
Узгодьте з ними зовнішній вигляд і заміну кольорів або фону, якщо інакше їх не виходить розмістити на сайті
41. Підготуйте макети для поліграфії, для замовлення сувенірів і банерів
Не пропустить лого партнерів, якщо за домовленістю вони повинні там бути https://blog.regtoevent.com/brendirovanie_meropriyatiya
42. Замовте всю сувенірну продукцію, бейджі, банери для оформлення та ін. І ще раз обговоріть з підрядниками терміни!
43. Обговоріть з локацією і підрядниками час для початку монтажу і демонтажу

Ще тримаєтесь? Залишилось зовсім небагато!

44. За тиждень до івенту відправте учасникам, які придбали квитки, нагадування про івент
Оскільки багато хто купує квитки заздалегідь і краще нагадати, щоб вони не забули і не запланували щось інше
45. Ще раз перерахуйте кількість учасників, спікерів, волонтерів, організаторів, для розуміння кількості замовлених обідів та кава-брейків
При необхідності і можливості дозамовте, якщо не вистачає
46. ​​Попросіть всі презентації спікерів
Перевірте чи вони відкриваються, чи вкладаються за кількістю слайдів в таймінг. Якщо сумніваєтеся, можете навіть попросити у спікера пройти репетицію
47. Замовте охорону
Як мінімум для контролю входу та порядку на майданчику
48. Зберіть всі роздаткові матеріали, які замовляли в поліграфії, які надають партнери, локація тощо.
Розкладіть це все в пакети для учасників з вечора
49. Простежте за монтажем на локації
Що де буде виставлено і в які терміни змонтовано, щоб все встигнути
50. Розішліть учасникам нагадування, що завтра Ви їх чекаєте в призначений час за визначеною адресою
51. Підготуйте стійку реєстрації, стіл питань, і призначте відповідального, хто зможе відповісти на будь-які питання і вирішити будь-які проблеми
52. За необхідності проведіть інструктаж волонтерів на майданчику
Ще раз пройдіть за списком хто де буде стояти завтра і за що відповідати https://blog.regtoevent.com/zonu_otvetstvennosti_na_ploschadke
53. Візьміть на майданчику стійки для покажчиків і позначте зону реєстрації, харчування, туалети та інші важливі локації на майданчику
Ви її вже добре знаєте, але відвідувачі ні
54. Перевірити налаштування обладнання
- ноутбуки з презентаціями;
- вивід на екрани;
- мікрофони і звук;
- інтернет;
- наявність помилок в покажчиках;
55. Якщо залишився час - ідіть спати, кажуть це корисно!

В ДЕНЬ ІВЕНТУ

1. Організатор повинен приїхати на майданчик заздалегідь!
2. Перевірити ще раз монтаж стендів, фотозоні тощо. І пересунути все що криво стоїть
3. Провести інструктаж для охорони
Які бейджі, кольори шнурків, браслетів інші відмінні знаки на учасниках дозволяють їм заходити в різні зони. (Навіщо використовувати браслети додатково до бейджів читайте https://blog.regtoevent.com/kontrolnye_braslety)
4. Перевірити ще раз налаштування обладнання та скинути всі презентації для показу
5. Спробувати підключитися до місцевого wifi по паролю і логіну зазначених у вашій поліграфії. Провести заміри швидкості через speedtest
Якщо є питання викликати техніка, поки ще є час
6. Налаштувати безкоштовний таймер для виступу спікерів
7. Перевірити стійку реєстрації, чи все там налаштоване і готове до роботи
Але якщо Ви замовили послугу Чекіну у нас, то перейматися точно не варто! https://regtoevent.com/site/checkin
8. Перевірити температуру в залах, кондиціювання, освітлення
9. Розставити волонтерів, хостес та своїх співробітників по місцях
10. Зробити пости в соцмережах, що Ви вже на місці і чекаєте гостей

Подумаєш пару днів без сну. Бадьоріше, зараз почнеться!

11. Періодично робити пости з фото, відео звіт, що відбувається зараз
12. Слідкуйте за розкладом доповідей, кейтерингу та різних активностей
13. Не забувайте про подяки спонсорам і партнерам
14. Періодично перевіряйте чистоту в залах і туалетах і, за необхідності, викликайте прибиральницю
15. Наприкінці івенту подякуйте всім гостям і спікерам, а також волонтерам і своїй команді
16. Дочекайтеся підрядників по демонтажу стендів, фотозон, прокату обладнання тощо.
Щоб потім Вам не сказали, що щось було зламано або зіпсовано і Вам потрібно оплатити ремонт. Провести з ними взаєморозрахунок, підписати звітні документи, якщо потрібно
17. Запакувати і зібрати всі свої речі
18. Завантажте все в транспорт
19. Підписати акти з майданчиком і люб'язно попрощатися
Раптом Вам ще треба буде до них прийти)))
20. Поїхати спати!
Але це ще не кінець !!! ...

ПІСЛЯ ІВЕНТУ

1. Якщо сил з вечора не залишилося, то на наступний день опублікувати пости в соц.мережах з подяками спікерам, спонсорам, партнерам і простим учасникам
2. По можливості написати спонсорам і партнерам особисто листи з подякою і закрити взаємини з ними (обіцяний бартер та ін.)
3. Зробити учасникам розсилку презентацій, якщо такі були обіцяні
Матеріали можна викладати в особистому кабінеті учасника, розділяючи доступ для різних категорій квитка https://blog.regtoevent.com/materialu_event/
4. Підбити реальний кошторис і порівняти з початковими фантазіями)
5. Продати що-небудь непотрібне, щоб розрахуватися з підрядниками (((
6. Зробити акти виконаних робіт і розіслати всім учасникам, спонсорам, партнерам
7. За готовності фото і відео опублікувати альбоми та відзначити там всіх учасників кого знайшли або знаєте особисто
8. Якщо бажання не пропало і віра в те, що наступний івент буде краще - одним натисканням кнопки скопіювати подію в кабінеті RegToEVENT - виправити в ньому нову дату і запустити попередній продаж на наступний івент!
9. Замінити обкладинки в соц мережах з новою запланованою датою
10. Скласти новий кошторис і обнулити check-list для наступного разу
0%

Автор: скрыт

Смотрите другие чек-листы в категории "Бизнес"



Комментарии к чек-листу ()



Чек-лист | ЭкспертЧек-лист | Эксперт - создайте чек-лист онлайн, бесплатно!

Создано с помощью сервиса "Чек-лист | Эксперт"