Check-list по організації бізнес подій

Вирішили зробити івент? Навіщо Вам цей біль? Якщо ж Вас всерівно НЕ відмовити - тримайте в допомогу check-list з підготовки бізнес подій

ПЕРЕД ІВЕНТОМ

0. Продумайте мету, завдання івенту, навіщо це потрібно саме Вам і чи варто взагалі починати?

https://blog.regtoevent.com/otvetite_sebe_na_glavnue_voprosy

1. Подумайте чи є у Вас стартовий бюджет!

Не сподівайтеся, що завтра до Вас прийде спонсор і покриє всі витрати, а також підготуйте план «Б» на випадок якщо щось піде не так. Можна ще план «В» і «Г»

2. Визначте цільову аудиторію івенту і скільки мінімум / максимум учасників Ви зможете зібрати

3. Придумайте концепцію івенту (конференція, виставка, мітап, церемонія і т. ін.), Його назву і дату

При виборі дат обов'язково подивіться на інші події, в цей день, на події в найближчі до Вашої дати, навіть масштабні фестивалі, концерти, виставки не обов'язково з Вашої тематики, а також державні свята, періоди відпусток і т.п. https://blog.regtoevent.com/kakoy_ivent_vubrat

4. Подумайте скільки Ваша потенційна аудиторія готова заплатити за участь

Адже саме продаж квитків повинен покрити витрати на підготовку

5. Виберіть локацію і забронюйте її

https://blog.regtoevent.com/ivent_est_ploschadki_net

- зручне місце розташування;

- транспортна розв'язка;

- парковка для гостей на авто;

- зовнішній вигляд і його відповідність концепції події і очікуванням аудиторії;

- місткість;

- вид туалетів і запах в них!

- вхідна група, чи буде місце для комфортної зустрічі гостей і їх реєстрації;

- гардероб;

- можливість трансформації простору.

Ще не передумали ??? Тоді рухаємося далі ...

6. Дізнайтеся всі технічні можливості локації

- проектори;

- екрани;

- мікрофони;

- клікери;

- звук;

- світло;

- розетки/подовжувачі;

- робота звуко- та світлотехніків;

- інтернет;

- ноутбуки;

- фліпчарти, дошки, маркери;

- гардероб;

- охорона;

- обслуговуючий персонал;

- меблі в достатній кількості;

- характеристики сцени;

- гримерки / кімнати для організаторів.

7. Дізнайтеся про харчування на локації

Вартість кава-брейків, обідів, фуршетів, чи можна привозити свій кейтеринг і на яких умовах

8. Подумайте про пакети для учасників

Бейдж, шнурок, блокнот, ручка, сувенірна продукція, програма, сам пакет, куди це все скласти і т.д.

9. Порахуйте бюджет

Оренда, кейтеринг, оформлення залів, реклама, роздаткові матеріали, і т.д. навіть транспортні витрати співробітників

Все одно не лякає ??? Тоді відступати вже нікуди!

10. Зберіть команду, яка буде працювати над підготовкою і розподіліть всі обов'язки і терміни виконання завдань

https://blog.regtoevent.com/u_vas_est_super_comanda_organizatorov

11. Продумайте програму, домовтеся зі спікерами

Якщо Ваші домовленості передбачають оплату їх переїзду і проживання, не забудьте додати ці суми в кошторис https://blog.regtoevent.com/kak_vubrat_spikera_na_meropriyatie

12. Виходячи з кошторису розрахуйте вартість квитка для учасника

Прорахуйте можливі графіки підвищення вартості, знижки та кількість подарункових квитків для партнерів

13. Зробіть сайт, купіть домен і хостинг

https://blog.regtoevent.com/sait_iventa_dolgen_prodavat

14. Підключіть можливість реєстрації і покупки квитка відразу на Вашому сайті через https://regtoevent.com

15. Підготуйте маркетинговий план просування івенту

https://blog.regtoevent.com/chto_pomogaet_raskrytit_vashe_sobytie

- сторінки/групи/спільноти в соцмережах;

- подія в Facebook;

- створіть рамку для Facebook вашого івенту;

https://blog.regtoevent.com/frame_fb

- анонси в онлайн афішах;

- статті і новини в тематичних блогах і форумах;

- Email розсилки;

- платна реклама;

- реклама в ЗМІ;

- зовнішня реклама;

- знайдіть інформаційних партнерів, які будуть зацікавлені в анонсі Вашого івенту

16. Підготуйте креативи для запуску реклами і анонсів, розішліть їх усім партнерам

17. Запустіть рекламу

18. Домовтеся з інфопартнерами про розміщення і дотримуйтеся плану анонсування

https://blog.regtoevent.com/kto_takie_infopartnery

19. Налаштуйте чат-бота для спілкування з учасниками і швидкого їх інформування про зміни

Це допоможе скоротити кількість персоналу на майданчику https://regtoevent.com/site/chat-bot

20. Визначтеся з сувенірною продукцією та підрядниками, які її виготовлять

Що буде входити в пакети учасників, які сувеніри будуть для спікерів, подарунки та призи для конкурсів та ін.

21. Подумайте про оформлення залу

Банери, прес-волл, прапори, стійки реєстрації та інші елементи. Визначте підрядника, який буде це робити. https://blog.regtoevent.com/bez-podriadchikov-vam-ne-oboitis

22. Перерахуйте вартість роздаткових матеріалів та оформлення і звірте з тим, що закладалося в початковий бюджет

23. Шукайте спонсорів і партнерів

Детально проговоріть з ними всі умови співпраці, хто кому що винен і коли зробити https://blog.regtoevent.com/otkuda_berutsya_sponsory

24. Стежте за активністю інформаційних партнерів і тим, чи виконують вони терміни своїх зобов'язань по публікаціях

Це зручно робити в розділі аналітика реєстрацій від RegToEVENT

25. Знайдіть модератора або ведучого, який буде комунікувати зі спікерами та допомагати їм з виступом

26. Перевірте і узгодьте ще раз програму і таймінг виступів

27. Надішліть спікерам інструкції і вимоги

Час виступу, розміри для презентацій, оформлення, якщо вони є, і встановіть дедлайн отримання від них презентацій і тез https://blog.regtoevent.com/hotite_krytogo_spikera

28. Запитайте у спікерів і важливих гостей фото для розміщення їх на сайті і в анонсах, а також узгодьте інформацію, яку будете про них подавати

Ми попереджали! Але вже зупинитися точно не можна ... Тримайтеся!

29. Чим ближче до івенту, тим більше нарощуйте кількість згадок про нього в рекламі, соцмережах, форумах тощо.

30. Як організатори - запрошуйте учасників особисто, через свої сторінки в соцмережах, особисті контакти, знайомства та ін.

31. Якщо технічного забезпечення майданчика Вам недостатньо, складіть список устаткування і всього того, що потрібно буде взяти в оренду

32. Знайдіть підрядника, де все можна буде замовити в оренду

33. Знайти фотографів

Надіслати їм інструкції, що потрібно знімати, скільки фото Ви очікуєте, де будуть ключові моменти, які обов'язково повинні бути в кадрі

34. Знайдіть відеоператорів

Обговоріть яким Ви бачите підсумковий ролик, що знімати, де, коли і що обов'язково не можна пропустити за програмою https://blog.regtoevent.com/photographer_operator_na_event

35. Прорахуйте кількість порцій кава-брейків, обідів, та ін. І замовте їх на майданчику

Або знайдіть сторонній кейтеринг, залежить від Ваших побажань і умов роботи локації

36. Продумати процедуру реєстрації учасників на майданчику, щоб прибрати черги, і негатив ще на вході

https://blog.regtoevent.com/registraciya_v_den_meropriatiya_bol_organizatora_ili_vse_prosto

37. Залучайте волонтерів

https://blog.regtoevent.com/volonteer_na_evente

- зібрати список бажаючих;

- організувати попередню зустріч з ними;

- обговорити побажання, хто чим хоче займатися;

- розподілити обов'язки в день івенту;

- придумати схему ротації для волонтерів;

- подарунки, сувеніри, футболки та ін.

38. Простежте щоб в квитках учасників, на сайті і в анонсах були вказані правильний час початку реєстрації і локація

Якщо проїзд до локації ускладнений обов'язково додавайте карту з поясненнями. Можна зняти відео як пройти від зупинки громадського транспорту

39. Постарайтеся виділити окрему людину, яка буде відповідати на дзвінки і листи учасників

Тому що ближче до івенту їх буде ставати все більше і більше

40. Перевірте наявність всіх логотипів спонсорів, партнерів на сайті

Узгодьте з ними зовнішній вигляд і заміну кольорів або фону, якщо інакше їх не виходить розмістити на сайті

41. Підготуйте макети для поліграфії, для замовлення сувенірів і банерів

Не пропустить лого партнерів, якщо за домовленістю вони повинні там бути https://blog.regtoevent.com/brendirovanie_meropriyatiya

42. Замовте всю сувенірну продукцію, бейджі, банери для оформлення та ін. І ще раз обговоріть з підрядниками терміни!

43. Обговоріть з локацією і підрядниками час для початку монтажу і демонтажу

Ще тримаєтесь? Залишилось зовсім небагато!

44. За тиждень до івенту відправте учасникам, які придбали квитки, нагадування про івент

Оскільки багато хто купує квитки заздалегідь і краще нагадати, щоб вони не забули і не запланували щось інше

45. Ще раз перерахуйте кількість учасників, спікерів, волонтерів, організаторів, для розуміння кількості замовлених обідів та кава-брейків

При необхідності і можливості дозамовте, якщо не вистачає

46. Попросіть всі презентації спікерів

Перевірте чи вони відкриваються, чи вкладаються за кількістю слайдів в таймінг. Якщо сумніваєтеся, можете навіть попросити у спікера пройти репетицію

47. Замовте охорону

Як мінімум для контролю входу та порядку на майданчику

48. Зберіть всі роздаткові матеріали, які замовляли в поліграфії, які надають партнери, локація тощо.

Розкладіть це все в пакети для учасників з вечора

49. Простежте за монтажем на локації

Що де буде виставлено і в які терміни змонтовано, щоб все встигнути

50. Розішліть учасникам нагадування, що завтра Ви їх чекаєте в призначений час за визначеною адресою

51. Підготуйте стійку реєстрації, стіл питань, і призначте відповідального, хто зможе відповісти на будь-які питання і вирішити будь-які проблеми

52. За необхідності проведіть інструктаж волонтерів на майданчику

Ще раз пройдіть за списком хто де буде стояти завтра і за що відповідати https://blog.regtoevent.com/zonu_otvetstvennosti_na_ploschadke

53. Візьміть на майданчику стійки для покажчиків і позначте зону реєстрації, харчування, туалети та інші важливі локації на майданчику

Ви її вже добре знаєте, але відвідувачі ні

54. Перевірити налаштування обладнання

- ноутбуки з презентаціями;

- вивід на екрани;

- мікрофони і звук;

- інтернет;

- наявність помилок в покажчиках;

55. Якщо залишився час - ідіть спати, кажуть це корисно!

В ДЕНЬ ІВЕНТУ

1. Організатор повинен приїхати на майданчик заздалегідь!

2. Перевірити ще раз монтаж стендів, фотозоні тощо. І пересунути все що криво стоїть

3. Провести інструктаж для охорони

Які бейджі, кольори шнурків, браслетів інші відмінні знаки на учасниках дозволяють їм заходити в різні зони. (Навіщо використовувати браслети додатково до бейджів читайте https://blog.regtoevent.com/kontrolnye_braslety)

4. Перевірити ще раз налаштування обладнання та скинути всі презентації для показу

5. Спробувати підключитися до місцевого wifi по паролю і логіну зазначених у вашій поліграфії. Провести заміри швидкості через speedtest

Якщо є питання викликати техніка, поки ще є час

6. Налаштувати безкоштовний таймер для виступу спікерів

http://timer.regtoevent.com

7. Перевірити стійку реєстрації, чи все там налаштоване і готове до роботи

Але якщо Ви замовили послугу Чекіну у нас, то перейматися точно не варто! https://regtoevent.com/site/checkin

8. Перевірити температуру в залах, кондиціювання, освітлення

https://blog.regtoevent.com/komfort_na_ploschadke-dovolniy_ychastnik

9. Розставити волонтерів, хостес та своїх співробітників по місцях

10. Зробити пости в соцмережах, що Ви вже на місці і чекаєте гостей

Подумаєш пару днів без сну. Бадьоріше, зараз почнеться!

11. Періодично робити пости з фото, відео звіт, що відбувається зараз

12. Слідкуйте за розкладом доповідей, кейтерингу та різних активностей

https://blog.regtoevent.com/taiming

13. Не забувайте про подяки спонсорам і партнерам

14. Періодично перевіряйте чистоту в залах і туалетах і, за необхідності, викликайте прибиральницю

15. Наприкінці івенту подякуйте всім гостям і спікерам, а також волонтерам і своїй команді

16. Дочекайтеся підрядників по демонтажу стендів, фотозон, прокату обладнання тощо.

Щоб потім Вам не сказали, що щось було зламано або зіпсовано і Вам потрібно оплатити ремонт. Провести з ними взаєморозрахунок, підписати звітні документи, якщо потрібно

17. Запакувати і зібрати всі свої речі

18. Завантажте все в транспорт

19. Підписати акти з майданчиком і люб'язно попрощатися

Раптом Вам ще треба буде до них прийти)))

20. Поїхати спати!

Але це ще не кінець !!! ...

ПІСЛЯ ІВЕНТУ

1. Якщо сил з вечора не залишилося, то на наступний день опублікувати пости в соц.мережах з подяками спікерам, спонсорам, партнерам і простим учасникам

https://blog.regtoevent.com/ytro_posle_iventa/

2. По можливості написати спонсорам і партнерам особисто листи з подякою і закрити взаємини з ними (обіцяний бартер та ін.)

3. Зробити учасникам розсилку презентацій, якщо такі були обіцяні

Матеріали можна викладати в особистому кабінеті учасника, розділяючи доступ для різних категорій квитка https://blog.regtoevent.com/materialu_event/

4. Підбити реальний кошторис і порівняти з початковими фантазіями)

5. Продати що-небудь непотрібне, щоб розрахуватися з підрядниками (((

6. Зробити акти виконаних робіт і розіслати всім учасникам, спонсорам, партнерам

7. За готовності фото і відео опублікувати альбоми та відзначити там всіх учасників кого знайшли або знаєте особисто

8. Якщо бажання не пропало і віра в те, що наступний івент буде краще - одним натисканням кнопки скопіювати подію в кабінеті RegToEVENT - виправити в ньому нову дату і запустити попередній продаж на наступний івент!

9. Замінити обкладинки в соц мережах з новою запланованою датою

10. Скласти новий кошторис і обнулити check-list для наступного разу

Создано с помощью сервиса "Чек-лист | Эксперт"