Чек-лист администратора стоматологической клиники

1. Открытие смены

1.1 Администратор пришел на работу вовремя

1.2 На рабочем месте администратора порядок

1.3 Распечатано расписание на день для каждого ассистента

1.4 Заказ пропусков на авто

1.5 Проверка и включение вентиляции, оборудования, проводки, внешнего вида персонала

Перед началом работы необходимо: - включить вентиляционную систему; - проконтролировать чтобы врачи и ассистенты надели санитарную одежду и обувь; - проследить чтобы персонал кабинета проверил готовность к работе оборудования, его заземление. Следит за исправностью аппаратов и техники, проверяет провода.

1.6 Включение музыки

1.7 Контроль чистоты и проверка уборщицы

1.8 Проверка наличия расходных материалов (бахилы, стаканы, кухонные приборы, сухие и влажные салфетки, бумага, мыло)

проверяет не только наличие в клинике, но также обеспечивает удобство для всех сотрудников: достает капсулы из коробок (при необходимости) и добавляет в специальную чашу, откуда все берут капсулы в течение дня, салфетки; - заваривает чай, открывает новую коробку молока, засыпает сахар. Если что-то заканчивается передает информацию офис-менеджеру (Павловой Лере).

1.9 Контроль наличия расходников (сахар, кофе, чай, конфеты, молоко, леденцы, вода)

Вода и леденцы в зоне ожидания постоянно пополняются, а весь мусор незамедлительно убирается

1.10 Администратор проверил все социальные сети клиники, ответил на все сообщения, пропущенные вызовы и запросы

1.11 Администратор подготовил медицинские карточки для пациентов

1.12 Администратор собрал ИДС за прошлый день и вклеил их в карты пациентов

1.13 Сверка остатка денежных средств в кассе в начале смены с программой Ident

1.14 Заполнение журнала смен в программе Ident

Внесение рабочих часов ассистентов и администраторов

1.15 Начисление зп уборщице в конце недели

2. Работа с пациентами

2.1 Администратор приветствует пришедшего в клинику пациента

На своём рабочем месте администратор всегда находится с улыбкой и располагающим выражением лица, обязательно встречает пациента стоя, спрашивает как доехали? Если у пациента было удаление и он приехал на снятие швов, поинтересоваться как прошло удаление, как он себя чувствует?

2.2 Администратор показывает пациенту, куда он может повесить верхнюю одежду

2.3 Администратор уточняет данные пациента, время записи и врача, к которому он записан

2.4 Оформление первичных пациентов (обязательно заполнение эл. почты)

Внесение корректных паспортных данных, помощь в заполнении анкеты здоровья, печать Договора в 2 экземплярах, согласие на мед.вмешательство, на обработку персональных данных и ИДС на фото.

2.5 Предлагает подключиться к программе лояльности и личному помощнику в телеграмме

Предлагает подключить бонусную программу, рассказывает про кэшбек с каждого счета, обозначает размер кэшбека, основные преимущества, а также предлагает подключить личного помощника. Объясняет, что за подключение пациент получит сразу 1000 бонусов, а также сможет записываться на прием, просматривать расписание приемов, рекомендовать клинику (+ 3000 бонусов), задавать вопросы, оценивать качество обслуживания и оставлять отзывы, получать напоминания о приеме и дополнительные бонусные баллы, а также проверять состояние бонусного счета.

2.6 Если врач, к которому записан пациент еще не освободился, администратор предлагает пациенту присесть и подождать

2.7 Администратор предлагает пациенту воду, чай, кофе

2.8 После того как пациент завершил прием у врача, администратор спрашивает, как пациент себя чувствует

2.9 Продажа продукции, представленной в клинике

2.10 Администратор уточняет какой способ оплаты удобен для пациента

2.11 Администратор производит расчет пациента быстро и без ошибок

2.12 Администратор прощается с пациентом, желает ему всего хорошего

2.13 Встречает курьеров, передает им материалы, заполняет документации с отчетом

Заполнение специальных бланков, курьер приезжает, забирает работу или отдает ее нам, а также подписываются соответствующие документы.

2.14 Контроль выполнения задачи отправки снимков ассистентами

Каждому пациенту должны быть высланы снимки на электронную почту до конца рабочего дня. Этим занимаются ассистенты, администраторы контролируют данный процесс.

2.15 Мотивация клиентов и сбор положительных отзывов о клинике

2.16 Коммуникация с врачами по актуальным вопросам

Администратор взаимодействует с врачами по вопросам от пациентов, а также по вопросам записи и изменений в расписании.

2.17 Информирование сотрудников о нововведениях и новостях

н-р закрытие окошек под контент и создание напоминаний в Гугл-календаре

3. Телефонные переговоры

3.1 Администратор отвечает на звонок в течении 10 секунд

3.2 Общение с клиентами в WhatsApp

3.3 Телефонные и личные переговоры с пациентами, а также переписка с ними

Администратор производит по прописанным скриптам в программе Хайперскрипт

3.4 Телефонные переговоры с повторными пациентами, окончившими полный курс лечения, с целью их приглашения на профилактический осмотр, а также с приглашением на проф гигиену

3.5 Телефонные переговоры (или отправка смс в вотсап) с пациентами с целью подтверждения записи на прием к врачу

По заготовкам с информацией о дате, времени приема, навигатором, видео-инструкцией как добраться. Напоминанием о взятие паспорта для оформления документов. А также вопросом о необходимости пропуска на авто

3.6 В случае, если запись пациента отменяется или сдвигается по вине клиники, администратор как можно раньше звонит пациенту, и сообщает об этом, предлагает пациенту другое время для записи

4. Ведение записи

4.1 Оптимизация графика врачей

4.2 Предупреждает врача о приходе очередного пациента

4.3 Запись пациентов на повторное лечение согласно установленным временным правилам приема пациентов.

4.4 К каждому приему добавлен комментарий

4.5 Ведение листа ожидания и запись на прием

4.6 Отслеживание задач и последующих приемов по каждому пациенту по завершению визита у врача

4.7 Проверка заполнения истории болезни (диагнозов) врачами

4.8 Ориентирование пациентов по ценам и оказываемым услугам в клинике

5. Общие положения

5.1 Администратор все время присутствует на рабочем месте (за исключением перерывов)

5.2 Администратор содержит рабочее место в чистоте в течении рабочего дня и следит за порядком в клинике

проверяет чистоту входной группы, зоны ожидания, ресепшена, уборной

5.3 Администратор соблюдает выполнение личных поручений руководства и коллег

5.4 Администратор контролирует размен денежных средств в кассе или осуществляет размен сам

В кассе всегда должны присутствовать купюры каждого номинала общей суммой не менее 8 тысяч рублей

5.5 Проверка купюр на детекторе

6. Закрытие смены

6.1 Администратор привел в порядок рабочее место

6.2 Администратор выключил все осветительные приборы

Произведен обход клиники

6.3 Выключение музыки

6.4 Выключение вентиляции

6.5 Постановка колонки, кулера, телефона на зарядку

6.6 Все выбитые чеки вписаны в зеленый журнал с фамилией пациента, который производил оплату

6.7 Администратор закрыл кассу, сдал отчет

Подразумевается закрытие кассы в программе Ident, заполнение полного отчета, отправка Олесе, закрытие дня на терминалах, отправка краткого отчета В.Ю.

6.8 Постановка клиники на сигнализацию и закрытие