Чек-лист направлен на систематизацию работы и регулирование выполнения задач в течение ночной смены.
Очистить
0%
ПЕРЕДАЧА СМЕНЫ
Расписаться в журнале передачи смены
Поставить подпись должны обе стороны - принимающая и передающая
Ознакомиться с журналом передачи смены
Задать все интересующие вопросы. (Непонятных пунктов быть не должно) + уточнить необходимо ли в течение смены предоставить комплименты в честь др, ром пакеты или комплименты/завтраки для молодоженов на следующее утро
Проверить, есть ли заявки на трансферы на ранее утро
Пересчитать наличность в кассе, проверить размен, если есть возможность - разменять наличные в кассе, обязательно сверить z-отчет дневного администратора с чеками сверки итогов
Расхождений быть не должно!
Проверить все ли выехали на текущие сутки, всех ли выселили по программе
Проверить оставшийся заезд на сегодня (присвоены ли все номера)
Готовы ли картхолдеры, известно ли время прибытия
21:00 - 02:00
В 1С внести размен 5000р
Касса -> внесение/инкассация -> добавить -> внесение наличных 5000 руб.
Распечатать отчет 108 (свободные номера) для ночной горничной
ВАЖНО: прописать на отчете в какие номера остался заезд, сообщать о новых бронированиях!!!
Проверить освещение стойки ресепшн и сделать его менее ярким
Проконтролировать выполнение дневными администраторами сверки по мини-барам!
Все позиции должны быть отмечены, подтверждены, прописаны примечания и лист убран в папку
Сообщить горничным по ранним заездам
До 00:00 проверить ранние заезды или пожелания ранних заездов на предстоящий день. Присвоить номера и передать данную информацию супервайзерам.
Заселяем гостей по оставшимся заездам: документы берем, подписываем договор с указанием телефона и почты, проводим оплату (если оплата в отеле), рассказываем про отель
Все паспортные данные заносим по возможности. Не успеваем - заносим после заезда!
Провести сверку по лицевым счетам и примечаниям заехавших броней с дневной смены - при наличии ошибок УСТРАНИТЬ!
Проверить заполненность карточек гостей в размещении, заехавших за день - если что-то не заполнено, провести заполнение! (перенести данные из ДУЛ в 1С); *ДУЛ-документ удостоверяющий личность
Для этого необходимо нажать на вкладку "Размещения" в 1С и выставить фильтр заезда по текущей дате
Проверить заявки на онлайн регистрацию
Обработать, поставить отметку "обработана" и указать данную информацию в комментариях к брони в "1С"
Произвести выгрузку паспортных данных заселенных за последние сутки гостей в систему КОНТУР ФМС
Инструкция: обработки --> Выгрузка в Контур ФМС (не открываем, просто выделяем) --> Изменить (кнопка сверху) --> Открыть форму настроек (ставим сегодняшнюю дату) --> Выгрузить
Заходим в Контур ФМС --> "Принять данные из файла" --> выбираем файл по адресу Z:\Kontur cases --> исправляем ошибки выгрузки
Распечатать ИГ уведомления (отрывные талоны) и подготовить к выдаче гостю при выезде из отеля
Занести все паспортные данные в 1с по заявками на онлайн регистрацию. В примечаниях к брони указать, что паспорт внесен!!!
Переход к завке происходит через вкладку онлайн регистрации в ТЛ. Выбираем заявку и скачиваем главное фото паспорта и вторую страницу регистрации, после чего загружаем в карточку гостя в брони
Следить за зоной лобби на предмет загрязнений, обращать внимание: на ковры, на зону урны, на чистоту стёкол, и особенно на полы - если есть какие то разводы, потертости, грязь - незамедлительно сообщать в чат "Ночь"!
Обрабатываем почту и отвечаем на ВСЕ звонки и сообщения в ватсап и на почте!
Сверить кассу! (безнал, QR, наличные)
Если горничная приходит потрындеть - гоним в шею, а то уволят и сами будем мини-бары по ночам чекать!)))
02:00 - 05:45
Просмотреть брони на заезд. При наличии - исправить некорректности в примечаниях (прописать стоимость по суткам при отсутствии, исправить способ оплаты при ошибках, узнать и пометить все необходимые комментарии для горничных и тд)
Присвоить номера, учитывая примечания номерного фонда: дабл, твин, доп. место, окна во двор и тп.
Отправить отчет по выездам и заездам супервайзерам в личные сообщения в WA
Выезды - лишь кол-во; Заезды - по номерам с примечаниями для горничных
Перенести важную для работы с бронями информацию из примечаний в лист передачи смены для дневных администраторов!
Ром. пакеты, дни рождения, молодожены, трансферы, особые пожелания гостя
Аннулировать в 1с, ТЛ и экстранетах все негарантированные брони!!!
Обязательно проверяем тариф в экстранете канала бронирования, через который пришла бронь. Если отмена без штрафа - просто проставляем незаезд в экстранете или ТЛ, если со штрафом - начисляем его в 1С и снимаем согласно политике незаезда, после чего ставим незаезд
Выполнить ежедневный отчет по смене на гугл диске (Отчет по загрузке, отчет по контрагентам)
Сделать ежедневный отчет по смене в WA
В начале указываем текущую загрузку отеля -> потом кол-во проживающих номеров -> после сведения из отчетов 126 и 220 -> ну и наконец незаезды (штрафы) и кол-во заехавших ИГ
Сделать отчет по должникам (132 - из 1С) и расписать причину КАЖДОГО долга (фейк-долг, мини-бар, прачка и тд). После составления - отправить ЛФ в личные сообщения в WA
Подгружаем отчет 132 в 1С, по каждому долгу обращаемся в фолио каждого номера и проверяем примечания, лицевые счета -> расписываем пояснения согласно изученной информации
Следить за зоной лобби на предмет загрязнений, обращать внимание: на ковры, на зону урны, на чистоту стёкол, и особенно на полы - если есть какие то разводы, потертости, грязь - незамедлительно сообщать в чат "Ночь"!
Обрабатываем почту и отвечаем на ВСЕ звонки и сообщения в ватсап и на почте!
Сверить кассу! (безнал, QR, наличные)
05:45 - 08:00
Сделать отчет по шведке на трое суток вперед, отчет по дням рождения на грядущие сутки и отправить в чат Шведский стол в WA вместе с отчетом 237 (Прогноз гостей по дням) с выделенными выходными. Отчет 237 скриншотом также выслать Антону Рук ресторана!!
Формула для подсчета гостей без завтраков:
На завтра: Кол-во гостей в размещении - кол-во невыселенных гостей по программе за последние сутки - кол-во гостей с завтраком
На послезавтра и далее: Кол-во гостей в размещении + кол-во гостей на заезд (отчет 110) - кол-во гостей на выезд (отчет 109) - кол-во гостей с завтраком
Распечатать отчет 141 для ресторана + отчет 103 (Дни Рождения)
Антон, либо же менеджеры ресторана забирают их перед началом завтрака
Если происходит РАННИЙ ЗАЕЗД - берем оплату согласно времени заезда: до 08:00 - 100%, после 50% (кроме люксов) и заселяем гостей в свободный номер присвоенной им категории, отписывая супервайзеру, в какой номер произошло заселение
Это необходимо, чтобы супервайзеры к началу смены владели информацией по заселенным номерам и не проводили доп. проверку этих номеров
При наличии ранних заявок, накануне выписанных дневными администраторами - напомнить соответсвующим службам об их выполнении и проконтролировать подачу всех заявок!
Подготовить рабочее место к дневной смене (ланчбоксы, подготовить канцелярию, убрать лишние бумаги в соответствующие папки, проверить порядок в лобби);
При наличии использованных картхолдеров в ящике под центральным компьютером - рассортировать по этажами и убрать ко всем картхолдерам в нижнем ящике между левым и центральным компом
Убрать договора в папку "Договора гостей". Если она переполнена - подшить договора к ней
Рассортировать картхолдеры и подготовить под заезд
Обрабатываем почту и отвечаем на ВСЕ звонки и сообщения в ватсап и на почте!
Сверить кассу! (безнал, QR, наличные)
08:00 - 09:00
Распечатать отчеты 109 (фактический выезд) и 110 (планируемый заезд) на сегодня + отметить номера с долгами, мини-баром и поздним выездом;
Обновить информацию в листе передачи смены, отметить выполненные позиции, убрать лишние пункты, проверить актуальность информации
Актуализировать отчет по перехватам и апселлам по смене на гугл диске и если все ок, то отправить Софье Рук СПИР в ЛС отчет за смену скриншотом отдельно каждой таблички
Перед сверкой итогов на терминалах делаем контрольную ленту и проверяем наличие всех чеков по смене в кассе - если какие то отсутствуют, мы их добиваем через историю операций и далее делаем сверку итогов, прикладывая к нему контрольную ленту скрепкой.
Обязательно, чтобы сверка итогов была скреплена с контрольной лентой одного и того же терминала.
Сверить кассовую смену на предмет расхождений, если все ок, снять сверку итогов на обоих терминалах и закрыть смену в 1С
Сфотографировать Z-отчет с чеками (фискальным + терминальными сверками итогов) и отправить в чат ФИН. ОТЧЕТ в ватсап
Отправить фото фин отчёта буху на почту: stbuh@kostashotel.ru (Елена Чемекова)
Отправить фото передачи смены в чат "Передача смены"
Передать смену коллегам
Выгрузить заполненный чек-лист и направить его руководителю СПИР в ЛС в WA
Очистить
0%
После того как проверю все по чек-листу, могу со спокойной душой ехать домой отдыхать!