Ознакомиться с информацией на сегодня и за время отсутствия на работе:
Лист передачи смены
- удостоверьтесь в том, что Вам понятны все пункты листа передачи смены
- проверьте наличие заявок на трансферы
Сверить и пересчитать кассу
Пересчитать размен
Если размен крупный, разменять!
Проверить балансы гостей на наличие должников
Вместе со сменщиком проверяем наличие долгов и их причины, выписываем гостей, оплаты которых нужно мониторить
до 10:00
Проверить Элпост
1. Журнал дел для экспорта – экспортировать
2. Снятие с учета - снять
Проверить наличие поздних выездов и оповестить горничных
Оповестить горничных о незаездах - (!) трехместное размещение
Проверить, есть ли дни рождения на сегодня и удостовериться, что ночная смена передала заявку на комплимент
Подготовка к заезду
Проверить, есть ли ранние заезды и готовы ли номера
Проверить, есть ли ВИП-гости
А также посмотреть наличие возвратных гостей, гостей с особыми пожеланиями
Посмотреть доступность гостиницы на сегодня во вкладке "Что свободно"
Проверяем, есть ли группы на заезде, и готовимся к их заезду
Если заезжает группа, то готовые ключи кладем в отдельную стопку, формируем список группы (ФИО всех гостей и номер комнаты), распечатываем в 2х экз
Проверка трансфера
в шифте во вкладке "трансфер" проверяем актуальные трансферы на сегодня
10:00 - 12:00
В пятницу проверить если на выходные дни обеды и ужины, написать данную информацию в чат "ресторанная служба" в ватс ап
Проверить электронную почту info
- удалить СПАМ, ответить на письма в течение смены или переслать адресатам,
В выходные и нерабочие дни (часы) - проверить почту Reservation
Обработать сообщения в jivo в выходные и нерабочие часы
Делается максимально оперативно по факту получения оповещения о входящем сообщении
Проверить в TL, есть ли брони недоставленные в АСУ (В выходные)
12:00
Проверить оставшиеся на выезде номера, сделать сверку с супервайзером горничных при наличии оставшихся номеров
Распечатать отчет по обедам и передать его в ресторан
Отчет 141 - услуга "Обед" , проверить, что дата соответствует сегодняшней
12:00 - 13:30
Распечатать отчет "Фактический выезд" и сформировать архив рег.карт выехавших гостей
Проверять внимательно, отметить ненайденные, найти
Если коробка с архивом заполнена - запечатать и завести новую
Обзвон гостей, заезжающих на следующий день, на предмет актуальности бронирования
В процессе обзвона:
- уточняем время прибытия гостя
- сверяем с гостем детали бронирования
- всю полученную информацию в обязательном порядке переносим в 1С
- если не дозвонились - вносим эту информацию в 1С и связываемся с гостем позднее
13:30 - 14:00
Проверить электронную почту info
- удалить СПАМ, ответить на письма в течение смены или переслать адресатам,
В выходные и нерабочие дни (часы) - проверить почту Reservation
Обработать сообщения в jivo в выходные и нерабочие часы
Делается максимально оперативно по факту получения оповещения о входящем сообщении
Проверить в TL, есть ли брони недоставленные в АСУ (В выходные)
Сверить и пересчитать кассу, размен
если размен крупный - разменять
Проверить готовность номеров под заезд
14:00 - 16:00
Проверить тревожную кнопку
Проверить оплаты и начисление поздних выездов
Проверить Элпост
1. Снять выехавших иностранцев с учета
2. Журнал дел для экспорта – экспортировать
если обнаружена ошибка экспорт - Отправить в Элпост письмо с номерами уведомлений о снятии с регистрации на почту: Help@federalhotelservice.ru
16:00
Распечатать отчет 141 по ужинам (недельки) для ресторана
Сверить кассу, пересчитать деньги
ЕСЛИ РАЗМЕН КРУПНЫЙ - РАЗМЕНЯТЬ!
16:00 - 18:00
Отправить в 17:00-18:00 информацию по депозитам гостей в группу "ресторанная служба" в wats up
Присвоить номера на заезд грядущего дня, разровнять сетку, прочитать и проставить комментарии в бронированиях
сформировать 110 отчет по заездам на следующий день, проверить наличие комментариев для горничных к каждому номеру и отправить супервайзеру
Проверить вкладку Архив по выехавшим сегодня - на наличие должников
Выровнять все балансы, если не получается самостоятельно - обратиться за помощью к руководителю
Проверить электронную почту info
- удалить СПАМ, ответить на письма в течение смены или переслать адресатам,
В выходные и нерабочие дни (часы) - проверить почту Reservation
Проверить в TL, есть ли брони недоставленные в АСУ (В выходные)
Проверить Х отчет на предмер верности проведения платежей
Плательщик=клиент
18:00 - 19:00
Обработать сообщения в jivo
Делается максимально оперативно по факту получения оповещения о входящем сообщении
Обзвонить гостей, которые не взяли трубку на предмет подтверждения бронирования на завтра
19:00 - 20:00
Распечатать аварийные отчеты 1082
Проверить отчет по должникам
Внести комментарии в лист передачи смены, связаться с гостями
20:00 - 21:00
Проверить заполнение отчета по дезинфекции стойки
Заполнить и подготовить к отправке отчет по смене
Обновить информацию в листе передачи смены, убрать лишние пункты, проверить актуальность информации
Отправить руководителя скрин кассовых отчетов за текущую смену, а также скрин вкладки архив с текущей датой выезда
в ватс ап
20:50 - 21:00 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ И ОТЧЕТНОСТЬ
Сверить кассу, пересчитать выручку и РАЗМЕН
Отправить отчет по смене генеральному менеджеру и менеджерам подразделений
Отправить скрин таблицы "что свободно" в чат ОПИБ+СПИР
Удостовериться, что все заехавшие в течение дня бронирования заселены по программе