Чек-лист ночной смены

1. ПЕРЕДАЧА СМЕНЫ

1.1 Ознакомиться с листом передачи смены

Знать и уметь объяснить значение всех пунктов в листе передачи смены

1.2 Проверить необходимость заказа трансферов

1.3 Ознакомиться с оставшимся заездом

ВНИМАТЕЛЬНО ПРОВЕРИТЬ нет ли недозаселенных гостей (если бронь оплачена и в бакете есть документы - уточнить у сменщика и заселить)

1.4 Пересчитать размен и кассу

1.5 Проверить готовность ключей, номеров, прочитать комментарии и заметки к оставшимся на заезде бронированиям

1.6 Проверить, не остались ли номера на выезде

Держать на контроле

1.7 Проверить наличие побудок

1.8 Проверить наличие заказов на ланч-боксы

2. 21:15 - 23:00

2.1 Проверить электронную почту Info

Ответить на сообщения в течение своей смены

2.2 Проверить почту Reservation

При обнаружении писем, которые требуют оперативных действий, выполнить действия - например, запрос звонка или срочная отмена бронирования

2.3 Проверить Х отчет на предмет плательщик = клиент

2.4 Обработать сообщения в Jivo

Повторять данный пункт сразу после поступления сообщения

2.5 Проверить Travelline и доставить недоставленные брони, если такие имеются

3. 23:00

3.1 Поставить робота на Зарядку

4. 23:30 Подготовка к закрытию смены

4.1 Проверить X-отчет, сверить с ним кассу

4.2 Проверить корректность введенных данных по плательщикам и контрагентам

1. НЕ МОЖЕТ БЫТЬ КОТРАГЕНТОМ "МОДУЛЬ ОНЛАЙН БРОНИРОВАНИЯ" - меняем на ФИО гостя 2. Написание контрагента и плательщика должно совпадать - ФИО на русском (исключение только при получении предоплаты за гостя от 3 лица задолго до заезда) 3. Юр лица не могут платить наличкой или картой, если такая операция имеет место - проверить и исправить ошибки)

4.3 Отправить PDF X отчета в чат Отчеты в ватсап для проверки руководителем

4.4 Пересчитать деньги

4.5 Распечатать X-отчет - чек из ККМ

4.6 Закрыть кассовую смену в 1с!

4.7 Распечатать Z-отчет программы (поставить свою подпись)

4.8 Все чеки и деньги сложить в конверт, конверт подписать: дата, ФИО, сумма ДС, сколько по Z должно быть и сколько нам должны сдачу

4.9 Заполнить бланк по выручке на смену и также положить в конверт и убрать в сейф

4.10 Заполнить тетрадь по кассе - лежит в зеленой папке.

5. ВНИМАНИЕ! ВСЕ ДЕЙСТВИЯ ПО ЗАКРЫТИЮ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ЗАВЕРШЕНЫ СТРОГО ДО 00:00

6. 00:00 - 1:00

6.1 Поставить на учет в Контуре иностранных граждан и граждан РФ

6.2 Отчет 2060 - загрузить, при обнаружении пустых ячеек или ошибок заполнения - исправить

1. Проверяем, почему ячейки пустые 2. Если документы в наличии - заполняем 3. Если известно, что 2 или 3 гость не заедет - меняем бронирование, учитывая сохранение тарифов

6.3 Проверяем и отправляем отчет по парковке СКРИНШТОМ ИЗ ШИФТ-РЕПОРТА

Если в отчете не фигурирует номер машины у живущих - узнаем в переписке с парковкой и вносим

6.4 Проверяем заезд на новый день

Выверяем ранние заезды, Подготавливаем и подписываем кардхолдеры, а также если заезжает группа, то готовые ключи кладем в отдельную стопку, формируем список группы (ФИО всех гостей и номер комнаты), распечатываем в 2х экз

6.5 ЗАВОДИМ ЧАСЫ ПО ПОНЕДЕЛЬНИКАМ СРЕДАМ И ПЯТНИЦАМ

ДО КОНЦА НЕ ЗАКРУЧИВАЕМ, СТРЕЛКИ КРУТИМ ТОЛЬКО ПО НАПРАВЛЕНИЮ ЧАСОВОЙ СТРЕЛКИ, ПРОТИВ НЕЛЬЗЯ

7. 1:00 - 2:00

7.1 Bucket Check !

Печатаем отчет 101 и проверяем каждую ячейку бакета с регкартами. Если есть нессответствия - исправляем или если не возможно - выносим в лист передачи смены, чтобы дневная смена обработала

7.2 Активно продаем минибар и ночное меню

Данные о продажах вносим в отчет

8. 2:00 - 6:00

8.1 Подготавливаем отчетные документы выезжающим гостям

8.2 Проверяем почту Info и Res, Jivo

8.3 Инвентаризация сувениров

(В ночь со среды на четверг) пересчитываем всю сувенирную продукцию, которая стоит на витрине

8.4 Инвентаризация

(В ночь с понедельника на вторник, в ночь с четверга на пятницу) Пересчитываем продукцию, заполняем файл на U-диске Распечатываем файл и кладем старшему администратору с подписью и датой инвентаризации

9. 6:00 - 7:00

9.1 Распечатать отчет по завтракам 141

9.2 Отправить отчет продажи ночного бара (отчеты 567, 568 в пдф), а также заказы из ночного меню и прогноз по завтракам (отчет 152 в пдф) на почты (в скобочках указаны почты)

на почту fnb@baltiyahotel.ru , sales1@baltiyahotel.ru , director@baltiyahotel.ru , chef@baltiyahotel.ru

9.3 Инвентаризация ПиПов

В шкафу с продукцией индивидуального пользования (тапочки, зуб.наборы и т.д.) есть бланк с количеством. Заполняем во вторую ночную смену

9.4 Проверить ДР на сегодня

Отчет 103, подготовить служебные записки на комплимент

9.5 Отнести отчет по завтракам и заявки на комплименты в ресторан

9.6 Протираем пыль, дезинфицируем стойку

9.7 6:50 Снять робота с зарядки

10. 7:00 - 8:00

10.1 Отправить скрин таблицы "Что свободно" в чат ОПИБ

10.2 Распечатать аварийный отчет

10.3 Проверить отчет по должникам

Данные из отчета вынести в лист передачи смены

10.4 7:50 Сообщить супервайзеру о незаехавших номерах с допместами и предстоящих ранних заездах

11. 8:00 - 9:00

11.1 Сообщить супервайзеру о позициях взятых из бельевой на 2м этаже в течение ночи

11.2 Проверить актуальность данных в Shift Report Удалить неактуальную информацию

11.3 Заполнить отчет по смене

11.4 Подготовить отчет для ОПИБ

(находится в бланках)

11.5 Сверить и пересчитать кассу

11.6 Сверить и пересчитать размен

11.7 Проверить Электронную почту Info

11.8 Проверить Jivo

11.9 8:50 Отправить отчет по смене директору и руководителям подразделений

11.10 Отправить отчет для ОПИБ через скриншот

12. ПЕРЕДАЧА СМЕНЫ

12.1 отправить скрин шифт-репорта в группу ОПиБ